Yönetici Asistanının 7 İşlevi

idari asistanın işlevleri Bir şirketin geliştirdiği normal faaliyetlere yardım ve eşlik etme görevidirler. Bu nedenle, aynı verimli bir işlem için temel.

Bu faaliyetler genellikle çalıştıkları şirketin iş alanına göre değişkenlik gösterir. Örneğin, hukuk firmaları gibi uzmanlaşmış ofislerde, katılımcılar belirli faaliyetlerin yerine getirilmesi için genellikle belirli bir eğitime sahiptir..

Bununla birlikte, genellikle ofis içindeki bilgilerin dağıtımı ve yönetimi etrafında dönen tüm alanlarda ortak işlevler vardır. Bu, belgelerin, arşivlerin ve etkinliklerin düzenini yönetmeyi içerir..

Ancak bu faaliyetler daha da genişleyebilir. Bazen idari asistanlar ayrıca muhasebe bilgilerinin işlenmesiyle de uğraşmak zorundadır ve hatta şirketin teknolojik kaynaklarının işleyişini garanti eder.

İdari asistanın 7 ana işlevi

1- Belge yönetimi

İdari asistanın temel işlevlerinden biri ofis üyelerine evrak ve dosya yönetiminde yardımcı olmaktır..

Genellikle bu görev dosyaların saklanması, düzenlenmesi ve yönetimi ile ilgilidir..

Bununla birlikte, bazı durumlarda belge yazmanız, düzenlemeniz ve gözden geçirmeniz gerekebilir..

Hatta bazı şirketlerden mektup veya not diktesi almaları ve yapılan toplantı tutanaklarını kaydetmeleri istenmektedir..

Bazı durumlarda, örneğin bir hukuk bürosuyla çalışırken, bu işlevleri yerine getirmek için özel eğitim gereklidir: idari asistan terminolojiyi ve yasal prosedürleri anlamalıdır..

Öte yandan, tıp alanında çalışan idari asistanların farklı bilgilere ihtiyacı vardır. Hastalarla ilgilenmek ve tıbbi raporları okumak için gerekli eğitime sahip olmalılar.

2- Etkinlik planlama

Büro etkinliklerinin planlanması da genellikle idari asistanların sorumluluğundadır. Bu sorumluluğun büyüklüğü şirketin büyüklüğüne göre değişebilir.

Bir etkinlik sadece bir toplantı veya iş yemeği olabilir, fakat aynı zamanda bir kongre veya daha büyük bir iş partisi olabilir..

Her iki durumda da asistan, olayla ilgili tüm kriterleri yönetmelidir.

Bu, tedarikçilerle iletişim kurmayı, rezervasyon yaptırmayı, menü seçmeyi ve dekorasyonu içermeyi içerir. Ancak, gerekli olması halinde katılımcılara, konuşmacılara ve konuşmacılara başvurma, davet etme ve onaylama da içerir..

3- Kullanıcılara ve ziyaretçilere yüz yüze dikkat

Kullanıcılara dikkat, genellikle yönetici asistanları için en yaygın görevlerden biridir. Dikkatin yoğunlaştığı izleyici kitlesi her zaman şirketin büyüklüğüne ve iş yönelimlerine bağlıdır..

Doğrudan halka hizmet veren küçük şirketler durumunda, idari asistanın müşterileri alması mümkündür..

Bu gerçekleştiğinde, çalışmaları şirket tesislerinde kaldıkları süre boyunca onlara rehberlik etme ve yardım etmeyi amaçlar.

Daha büyük şirketlerde, yönetici asistanı diğer ziyaretçilere ortak veya büyük tedarikçiler olarak katılmalıdır.

Bu durumda, misyonları, gündemlerini yerine getirmelerinde ve yönetim ya da şirketin diğer alanlarıyla toplantılarda onlara rehberlik etmektir..

4- Telefon ve sanal yardım

Telefon ve sanal dikkat, kullanıcı yardımı kategorisine dahil edilmiştir. Telefon yardımı durumunda, müşterilerin ve ortakların yönlendirilmesinin yanı sıra gündemlerin organizasyonu ve idaresi de dahil edilmiştir..

Sanal dikkat söz konusu olduğunda, görevler, müşteri hizmetleri veya bilgi yönetimi için şirketin sağladığı kanallara bağlıdır..

Bazı durumlarda, e-postaları yönetme, yanıtlama, iletme ve gerektiği gibi arşivleme ile ilgilidir..

Diğer durumlarda, sanal iletişim kanalları daha çeşitli olduğunda, kamuya sohbet sistemleriyle dikkat çekmek veya hatta şirketin sosyal ağları aracılığıyla soruları cevaplamak gibi diğer görevler dahil edilebilir..

Büyük şirketlerde, özellikle bu iletişim kanallarının dikkatine odaklanan personel olması olağandır. Şirketler küçük olduğunda, bu görev genellikle yönetici asistanlarına bırakılır..

5- Gündemlerin yönetimi

Gündemlerin yönetimi genellikle idari asistanların en önemli görevlerinden biridir..

Bu sorumluluk, şahsen veya çevrimiçi olarak telefonla randevu ve toplantı taleplerinin alınmasını ve belirlenen kriterlere göre gündemde düzenlenmesini içerir.

Ayrıca şirket içinde ve dışında zamanlama toplantıları, iş yemekleri ve iş gezileri içerir..

Bu son durumlarda, gerektiğinde uçuş, otel, restoran veya toplantı odası rezervasyonu yapmak da asistanın sorumluluğundadır..

6- Muhasebe

Bazen idari asistanlar, şirket içinde meydana gelen masrafları izlemek ve kaydetmekle sorumludur. Bu görevler, belirli bir masrafı bir elektronik tabloya kaydetmek gibi basit olabilir.

Bazı durumlarda asistandan daha karmaşık görevlerin geliştirilmesi için eğitime sahip olması istenir. Örneğin, sorumluluklarınız muhasebe raporlarının yönetime sunulmasını içerebilir.

Genellikle bu şirketin büyüklüğüne bağlıdır. Büyük bir şirketin genellikle daha özel rolleri vardır; Bunlarda muhasebe bilgileri bu amaç için işe alınan bir kişi tarafından yönetilir..

Ancak, herhangi bir yönetici asistanının temel becerilerinden biri, Microsoft Excel gibi bir ofis muhasebe yazılımı alanıdır..

7- Teknolojik yönetim

Teknolojik kaynakların yönetimi de idari asistanların işlevlerinin bir parçasıdır. Bu anlamda sorumluluğu, şirketin çalışması için gerekli tüm araçların iyi çalışmasını sağlamaktır..

Bu, bilgisayar donanımında bulunan bilgilerin ve kopyalanan virüsten koruma güncelleştirmesinin diğer görevlerin yanı sıra yedek kopyalarını da içerir.

Öte yandan, projektör ve dizüstü bilgisayar gibi cihazların yönetimini içerir.

Ayrıca kendi sorumluluk altındaki faaliyetlerin normal gelişimi için gerekli ekipmanın gözden geçirilmesi ve bakımını içerir..

Bu, idari asistanın teknik bilgiye sahip olması gerektiği anlamına gelmez. Çalışmaları, aksaklıkları önlemek için özel olarak ekipmanın bakımını düzenli olarak yapan teknik personelin işe alınmasından oluşur..

referanslar

1. Bucky, J. (2017). Yönetici Sekreterlerin ve İdari Asistanların İş Görevleri. Alınan: thebalance.com
2. Kariyer Oluşturucu (2016). Yönetici asistanı olarak çalışmak - Genel müdürler için mükemmel bir seçim. Alınan kaynak: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Bir Tıbbi İdari Asistan Ne Yapar? Alınan: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). İdari Asistanın Görevleri. Alınan: study.com