Yazılı iletişim özellikleri, çeşitleri, unsurları, avantajları



yazılı iletişim yazılı kodu kullanan her türlü etkileşimdir. Her ne kadar aynı dilsel sözlü sisteme dayansa da, özellikleri farklıdır. Dolayısıyla, diğerlerinden farklı olarak, yazılı biçim tamamen gelenekseldir. Bu dilin belirlediği kurallara göre tanımlanmış kalıpları takip etmelidir..

Öte yandan, yazılı iletişim, insanlar arasındaki en yaygın biçimsel iletişim şeklidir ve çeşitli türlerdeki sosyal işlevleri yerine getirir. Kullanımları arasında, çeşitli olay türlerini belgelemek ve kişilerarası etkileşimleri gerçekleştirmek için sıklıkla kullanılır..

Ek olarak, en alakalı özelliklerinden bir diğeri, gönderenin ve alıcının aynı alan ve zamanda bulunmasını gerektirmemesidir. Bu nedenle, mesaj ertelenmiş biçimde alınır ve yazar (gönderen) ile okuyucunun (alıcı) etkileşimi çok sınırlıdır..

Öte yandan, yazılı iletişim esasen bilinçli bir çaba gerektiren yaratıcı bir faaliyettir. Bu çaba, zihin tarafından üretilen uyaranlardan gelir..

Bunda, duyu reseptörleri tarafından dışarıdan toplandıkları oral olandan farklıdır. Öte yandan, yazılı olanlar içsel entelektüel faaliyetten gelir..

indeks

  • 1 özellikleri
    • 1.1 Mesajın ertelenmiş alımı
    • 1.2 Sınırlı çevrimler
    • 1.3 Artıklık için küçük alan
    • 1.4 Ön planlama
  • 2 Türleri
    • 2.1 Notlar
    • 2.2 Raporlar
    • 2.3 Broşürler
    • 2.4 E-postalar
    • 2.5 Teklifler
    • 2.6 Mektuplar
    • 2.7 Telgraflar
    • 2.8 Fakslar
  • 3 Yazılı iletişim unsurları
  • 4 Avantajları
    • 4.1 Zamandaki kalıcılık
    • 4.2 Kontrol mekanizması
    • 4.3 Koruma
    • 4.4 Daha yüksek yansıtıcı seviye
    • 4.5 Daha az bozulma ve yorum olasılığı
  • 5 Dezavantajları
    • 5.1 Maliyetler
    • 5.2 Etkili bir şekilde anlama becerisi
    • 5.3 Geri bildirim
    • 5.4 Duygusallığı ifade etme zorluğu  
    • 5.5 Gecikmeli veya belirsiz makbuz
    • 5.6 Esneklik eksikliği
  • 6 Kaynakça

özellikleri

Mesajın ertelenmiş alımı

Yazılı iletişimin özelliklerinden biri, zaman faktörü ile ilgili olandır. Yüz yüze iletişim durumunda, gönderenin kodlanmış mesajları alıcı tarafından anında alınır..

Ancak, yazılı bir iletişimde her zaman bir gecikme olur. Genel olarak, bu gecikme için sabit bir zaman sınırı yoktur..

Sınırlı çevrimler

İletişim döngüsü dört temel iletişim unsurundan oluşur: gönderen, iletişim kanalı ile birlikte mesaj, alıcı ve cevap veya tepki. Mesajın alımı ertelendiğinde, yazılı iletişim döngüsü daha sınırlıdır..

Bununla birlikte, iletişim ve bilgi alanındaki yeni gelişmeler nedeniyle, birçok kanal döngünün son adımının (geri bildirim veya yanıt) neredeyse yüz yüze iletişimde olduğu gibi tamamlanmasına izin verir. Bunların bir örneği anlık mesajlaşma servisleridir..

Artıklık için küçük alan

Yazılı kayıt fazlalık olasılığını sınırlar. Sözlü iletişimde, hareketler ve paragraf öğeleri - tonlama gibi - sözlü dili destekler..

Yazılı iletişimde durum böyle değil. Bu nedenle, talep düzeyi daha yüksektir ve veren kişiyi kelimeleri daha hassas bir şekilde kullanmaya zorlar.

Aslında, yazılı iletişimin yüksek bir sosyal değeri vardır. Bu değerlendirme, kelimelerin tekrarı ve aynı sözdizimsel kalıpların kullanılmasıyla azalır. Burada özgünlük ve hatta resmi yenilikçilik hakim.

Önceki planlama

Genel olarak, yazılı iletişim doğaçlama bir davranış değildir. Sık sık yazarken, bir dizi koşul veya gereklilik yerine getirilir. Bunlar arasında etkili bir iletişim aranırsa, mesajın bir bütün olarak içeriğinin ve içsel eklemlenmesinin net olması gerekir..

Bunun için, veren kişinin bir metin organizasyon şemasına sahip olması gerekir. Metin ilerledikçe, mesajın tüm unsurları anlamla ilgili fikirlere kadar birleştirilir..  

tip

Yazılı iletişim türlerine gelince, insan eyleminin çok ve çeşitli alanları vardır. Bu şekilde, her seferinde bazı (telgraflar) kaybolur ve diğerleri görünür (örneğin, e-posta). Daha sonra, bunlardan sadece bazıları açıklanacak.

notlar

Not, bir kuruluş üyeleri arasındaki iç yazılı iletişimin popüler bir yoludur. Asgari nezaket formları ve mesajın özel konularına derhal erişime sahip kısaltılmış bir yazı biçimidir..

Bu tür iletişimde genellikle önceden belirlenmiş biçimler vardır. Yerine getirilmesi gereken ana kural, doğru yazı ve kişisel ve hiyerarşik saygıyı içerir. Yazma şekli doğrudan olmalı ve herhangi bir şekilde aşinalık olmamalıdır.

bilgi

Raporlar başka bir yazılı iletişim türüdür. Ticari, eğitimsel, yasal veya bilimsel amaçlarla kullanılabilirler..

Raporun niteliğine ve amacına bağlı olarak önceden belirlenmiş formatlar mevcut olabilir. Ancak, genel olarak, bir rapor kısa bir giriş yapmalı, temel hedeflere ve sonuçlara sahip olmalıdır.. 

Bazı durumlarda, sonuçların anlaşılmasını kolaylaştırmak için grafikler ve tablolar eklenmiştir. Aynı şekilde, birçok rapor bir öneri listesi içerir.

literatür

Broşürler, şirketlerin ürünlerini ve hizmetlerini sundukları yayınlardır. Ayrıca, satış temsilcilerine müşterileri ziyaretlerinde yardımcı olmak için yayınlanmaktadırlar..  

Şirketler birçok şekil ve ebatta broşür üretiyorlar. Bazı broşürler letter boyutundayken, diğerleri yarım veya üç bölüm halinde katlanır..

Öte yandan, çok renkli olmaları ve ana ürün veya hizmetlerinde çok sayıda görüntü bulunması ile karakterize edilirler. Metinler az ve çok fazla boş alan vardır, böylece kitapçık kolayca okunabilir.

e-postalar

E-postalar şu anda çok yaygın bir iletişim şeklidir. Doküman göndermek, toplantı düzenlemek, randevuları onaylamak ve iş adaylarıyla iletişim kurmak için kullanılırlar. Ayrıca kişisel meselelerle uğraşmak için çalışıyorlar.

Nispi gayrı resmi olmasına rağmen, e-postaların belirli geleneksel normları izlemesi gerekir. Bu amaçlar için, formatı gönderen, alıcı, konu ve mesajın yazılması gereken bir boşluk tahsis eder..

Ticari olmayan amaçlar için kullanılsalar bile, olumsuz reaksiyonlardan kaçınmak için uyulması gereken bazı sözleşmeler vardır. Bunların arasında, ad ve başlıkların doğru yazılmasından, noktalama işaretlerinin doğru kullanılmasından ve cümlelerin ve paragrafların doğru şekillenmesinden bahsedebiliriz..

önerileri

Öneriler gelecekteki projeleri tanımlayan belgelerdir. Bunlar genellikle sadece bir veya iki sayfadan oluşur. Projenin her özel görevinin ilişkili maliyetlerini içerirler.

Projeye doğrudan yönlendirilmeyen diğer maliyetler, diğerleri arasında basım, posta ve posta masrafları gibi dahil edilebilir..

harfler

Harfler, yazılı iletişimin en eski biçimlerinden biridir. Harflerin konusu kişisel veya ticari olabilir. Elektronik formların gelmesinden önce, bunlar çok popüler bir iletişim aracıydı. E-postalarda olduğu gibi, ayık formlar ve kısa mesajlar ticari olarak kullanılmıştır..

Ancak, kişisel mektuplar yazılarında daha az gelenekçilik göstermiştir. Nezaket tedavileri çok azdı. Temanın gelişimi, mesajın alıcısı ve alıcısı arasında kolaylaştı. Sayfa sayısı her ikisinin kapasitesi ile sınırlandırılmıştır. Aşamalı olarak, bunlar elektronik mesajlarla değiştirildi.    

telgraflar

Telgraf, bir mektubun kısa ve basitleştirilmiş bir sürümüdür. Burada nezaket formülleri minimumda tutulur ve bazen ihmal edilir. Mesajın metni, en fazla kelimeyi göz ardı ederek ve mantıklı olmak için gereken minimum değeri koruyarak yazılır..

Aynı şekilde, nezaket formları genellikle standart ve kısaltılmış formlardı (Bay, Bayan, Bayan ve diğerleri için). Mektuplarda olduğu gibi, elektronik medyanın ilerlemesi ile kullanımları azalmaktadır..

fakslar

Bu, elektronik olarak yazılmış mesajları iletmenin öncü yoluydu. Hem yazılı hem de okuma yazılı bir kağıtta yapılmış olmasına rağmen, aktarımı elektronik olarak yapıldı. Elektronik medya kullanımının artması nedeniyle kullanımı azaldı.

Yazılı iletişim unsurları

Genel olarak, yazılı iletişimin üç ana unsurunun yapı (içerik formu), stil (yazma) ve içerik (tema) olduğu düşünülmektedir..

Yapı açısından bu, okuyucuların konuyu anlamalarına yardımcı olur. Bu nedenle yazmaya başlamadan önce amaçları açık bir şekilde belirtmeniz önerilir..

Tarzla ilgili olarak, bu ilk durumda ihraççı ile ilgilidir. Ancak, yazılı materyalin olası alıcılarını dikkate almak da önemlidir. Bazen, basit bir kelime bilgisine sahip cümlelerin veya kısa paragrafların kullanılması gerekir. Bazen, mesaj biraz daha uzun ve ayrıntılı olmalı.

Son olarak, konuyla ilgili olarak, bu çok çeşitli olabilir. İnsan etkileşiminin tüm alanları yazılı bir iletişimin nesnesi olabilir. Bu, bilimsel konulardan kişiye, yasalara ve prosedürlere kadar.

fayda

Zamandaki kalıcılık

Yazılı iletişim kalıcı bir bilgi aracıdır. Bu nedenle, kayıt tutmak gerektiğinde kullanışlıdır. Aynı şekilde, sorumlulukların doğru devredilmesinde ve norm ve prosedürlerin belirlenmesinde çok önemlidir. Öte yandan, mesajların tekrarlayan sorgulanmasına izin verir..

Kontrol mekanizması

Zamanında kalıcı olma olasılığı sayesinde yazılı iletişim kontrol aracı olarak idealdir. Kontrol sayfaları veya sonuçları, yasalar, anlaşmalar, diğerleri arasında, bu iletişim şekli ile en sık işlenen belgelerdir..

koruma

Yazılı iletişim yüksek düzeyde bir korumaya sahiptir. Bu güvenli ve uzun ömürlü olmasını sağlar. Teknolojik gelişmeler, bilgilerin korunmasının diğer yollarını da mümkün kılmıştır. Ancak, şimdiye kadar, orijinal olarak yazılmış belge, varoluşunun ve orijinalliğinin son kanıtı olmaya devam ediyor.

Daha yüksek yansıtıcı seviye

Bu ortamı kullanan kişiler, yazmadan önce etkili bir şekilde yansıtır. Bir mesaj yazma eylemine daima ifade etmek istediğinizi düşünme ve tanımlama sürecinden önce gelir. Yazının kendisi bile bir yansıma sürecidir. Bu nedenle, bu iletişim modu doğruluk ve kesinlik iletimi için idealdir.

Daha az bozulma ve yorumlanma olasılığı

Yazılı iletişim yoluyla iletilen mesajlarda, daha az bozulma olasılığı vardır. Bu iletişim sisteminde, bilgiler kalıcı olarak kaydedilir ve istenildiği zaman doğrulanabilir. Bu nedenle, bilgilerin bozulma veya değişme olasılığı daha düşüktür..

Öte yandan, mesajları yanlış yorumlama olasılığı daha düşüktür. Herhangi bir şüphe durumunda, tam anlama elde edilinceye kadar mesaj gerektiği kadar tekrar okunabilir..

Aynı şekilde, okuma veya yeniden okuma hızı, mesajın alıcının anlama seviyesine ayarlanabilir. Bu şekilde, hem gönderenin hem de alıcının aynı kodları kullanması durumunda, mesajın istenen şekilde ulaşacağı garanti edilebilir..

dezavantajları

maliyetler

Yazılı iletişim ekonomik değildir. Materyal (kâğıt ve mürekkep, diğer şeylerin yanı sıra) ve yazıyı yazmak ve teslim etmek için kullanılan işçilikle ilgili maliyetler vardır. Bu maliyetler gönderici ile alıcı arasındaki fiziksel mesafeye bağlı olarak artabilir..

Etkili anlayabilme

Yazılı iletişim kullanımı, dil ve kelime kullanımında büyük beceri ve yetkinlikleri hakediyor. Yazma becerisinin eksikliği ve metinlerin kalitesizliği mesaj üzerinde olumsuz etkide bulunur ve etkili bir şekilde anlaşılmasını tehlikeye atar..

geribesleme

Mesajın yazılı iletişimdeki geri bildirimi hemen değildir. Bu iletişim türünde, kodlama ve kod çözme işlemi yavaş.

Kullanılan koda bağlı olarak, anlama istenenden daha uzun sürebilir. Her durumda, geri bildirim, yayıncının değil, mesajın alıcısının yararınadır..

Duygusallığı ifade etme zorluğu  

Yansıtıcı bir araç olarak, yazılı iletişimde duygusallığı ifade etmek daha zordur. Aslında, bu aracı kullanan güzelliği ve duyguları ifade eden şairler ve sanatçılar, kullanımı zor teknikleri kullanıyorlar. Bazen başarılı olurlar, ancak bazılarında sanatçının duygusallığını aktarma hedefini gerçekleştiremezler.

Bu iletişim türü, soğuk, kişisel olmayan olarak bilinir ve sözlü ve el hareketi özelliklerini içerebilecek diğer iletişim biçimleriyle çelişir. Bu nedenle, gerçeklerin doğruluğunun önemli olduğu bilgilerin aktarılmasında daha sık kullanılmaktadır..

Gecikmeli veya belirsiz makbuz

Yazılı iletişim yöntemi, mesajın alındığının hemen onaylanmasını engeller. Hatta bazı durumlarda mesajın istenen alıcıya ulaşıp ulaşmadığını belirlemek mümkün değildir..

Esneklik eksikliği

Esnekliğin olmaması yazılı iletişimin dezavantajlarından bir diğeridir. Orijinal bir mesaj yayınlandıktan sonra, hızlı içerik düzeltmesi olasılığı yoktur.

Gerekli olan herhangi bir değişiklik, mesajın alıcısı tarafından garanti altına alınmalıdır. Aynı şekilde, kısmen de olsa yapılan her düzeltme mesajın tamamını etkiler..

referanslar

  1. Inc. (s / f). Yazılı İletişim İnc.com'dan alındı.
  2. Sehgal, M. K. (2008). İş İletişimi Yeni Delhi: Excel Kitapları Hindistan.
  3. Cabrera, A. ve Pelayo, N. (2001). Dil ve iletişim Karakas: Ulusal.
  4. Bolaños, B. (1996). Yazılı iletişim San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, 26 Eylül). Yazılı İş İletişimi Türleri. Bizfluent.com'dan alınmıştır.
  6. Sckool. (2017, 07 Şubat). Yazılı iletişim için üç ana unsur. Sckool.org sitesinden alınmıştır..   
  7. MSG. (s / f). Yazılı İletişim - Anlamı, Avantajları ve Dezavantajları. Managementstudyguide.com sitesinden alınmıştır..
  8. İş iletişimi. (s / f). Yazılı iletişimin avantajları ve dezavantajları. Thebusinesscommunication.com sitesinden alınmıştır..
  9. İş iletişimi. (s / f). İşletmelerde Yazılı İletişimin Dezavantajları. Bizcommunicationcoach.com sitesinden alınmıştır..