Proje yönetimi aşamaları, amaçları, faydaları ve örnekleri

proje yönetimi Somut başarı nedenlerini karşılamak ve belirlenen zamanda belirli hedeflere ulaşmak için bir ekibin çalışmasını başlatma, planlama, yürütme, kontrol etme ve kapatma egzersizine uymaktır. Bu nedenle, bir projenin gereksinimlerini karşılayan faaliyetleri programlamak için beceri, teknik, bilgi ve araçların uygulanmasıdır..

Bir proje, genel olarak bir katma değer veya yararlı bir değişim elde etmek için dikkate değer amaç ve hedeflere ulaşmak için üstlenilen, tanımlanmış bir başlangıç ​​ve sonlandırma ile benzersiz bir sonuç, hizmet veya ürün üretmek için tasarlanmış geçici bir çalışma.

Projelerin geçici kalitesi, hizmet veya ürün üretmek için basit yinelemeli, yarı kalıcı veya kalıcı faaliyetler olan işin rutin işlemlerine katılmamaktadır.

Projeleri yönetmek için bir sürece sahip olmamak, zaman kaybına, para kaybına ve düşük performansa neden olabilir..

indeks

• 1 Güçlü araç
• 2 Aşama
  • 2.1 Başlatma
  • 2.2 Planlama
  • 2.3 İcra
  • 2.4 Proje dokümantasyonu
  • 2.5 İzleme ve kontrol
  • 2.6 Kapanış
• 3 Amaç
  • 3.1 Proje aşamalarını başarıyla geliştirmek
  • 3.2 Verimli iletişim kurun
  • 3.3 Projenin ana hedefine ulaşmak
  • 3.4 Müşterinin hedeflerini takip eden bir proje üretmek
• 4 Faydaları
  • 4.1 Hizmet sunumunda daha yüksek verimlilik
  • 4.2 Müşteri memnuniyeti
  • 4.3 Hizmet sunumunda daha fazla etkinlik
  • 4.4 Takım içindeki büyüme ve gelişmeyi iyileştirir
  • 4.5 Daha fazla esneklik
  • 4.6 Risk değerlendirmesinde artış
• 5 Örnekler
  • 5.1 Amerikan Havayolları
  • 5.2 Kraliyet Bankası
• 6 Kaynakça

Güçlü aracı

Proje yönetimi, her ölçekteki şirkete birçok avantaj sağlayabilen güçlü bir iş aracıdır. İnsanları ve projelere dahil olan işleri yönetmeye yardımcı olacak süreçler, kılavuzlar ve tekrarlanabilir teknikler sunar.

Başarı şansını artırabilir ve projelerin tutarlı, verimli, zamanında ve bütçe dahilinde yapılmasına yardımcı olabilir..

Temel proje yönetimi stratejileri uygulanarak, istenen hedeflere ulaşılacak ve bu hedeflere belirli bir zaman ve maliyet alanı içerisinde ulaşılacaktır..

Sonuç, herkesin kazanacağı ve bu nedenle de proje yönetimi için en iyisinin faydası olabileceği yönünde..

fazlar

başlatma

Başlama aşaması, projenin doğasını ve kapsamını belirler. İş ortamını anlamanız ve ayrıca gerekli kontrollerin projeye dahil edilmesini sağlamanız gerekir..

Proje başlatma belgeleri, proje süresince düzenlemeler oluşturmak için kullanılan bir dizi bilgidir. Bunlar şunları içerir:

- Proje önerisi: projenin arkasındaki fikir, genel amaç, süre.

- Projenin kapsamı: projenin yönü ve izlenmesi.

- Ayrıştırılmış iş yapısı: Günlük işlere kadar yapılacak iş ölçeği.

- Sorumlulukların atanması matrisi: sonuçlarla uyumlu roller ve sorumluluklar.

- İş ihtiyaçlarının ve gereksinimlerin ölçülebilir hedeflere karşı analizi.

- Mevcut işlemlerin gözden geçirilmesi.

- Maliyetler, görevler, teslim edilebilirler ve zaman çizelgeleri dahil olmak üzere proje sözleşmesi.

planlama

Temel amaç, gerekli işi tahmin etmek için zaman, maliyet ve kaynakları uygun bir şekilde planlamak ve böylece projenin yürütülmesi sırasındaki riski etkin bir şekilde yönetmektir. Projelerin yönetimini izleyecek metodolojinin belirlenmesinden oluşur..

- Teslim edilecekleri tanımlayın ve kırık iş yapıları oluşturun.

- Bu teslimatları tamamlamak için gerekli aktiviteleri tanımlayın ve böylece bu aktiviteleri mantıksal bir sıra ile birleştirin..

- Faaliyetler için kaynak gereksinimini tahmin etme.

- Faaliyetlerin zamanını ve maliyetini tahmin edin.

- Program ve bütçenin geliştirilmesi.

- Risk planlama.

- Çalışmaya başlamak için resmi onay alın.

icra

Yürütme sırasında, yürütülmesi gereken planlanan son tarihlerin ne olduğunu bilmelisiniz. Uygulama aşaması, proje yönetim planının çıktılarının buna göre yapılmasını garanti eder..

Bu aşama, insan kaynakları ile malzeme ve bütçeler gibi diğer herhangi bir kaynağın tahsis edilmesini, koordinasyonunu ve yeterli yönetimini içerir. Bu aşamanın sonucu, projenin çıktılarıdır..

Proje dokümantasyonu

Bütçe, kapsam, etkililik ve aynı zamanda hızın sürdürülebilmesi için, bir projenin her bir özel görevle ilgili fiziksel belgeleri olmalıdır..

Doğru belgelerle, bir projenin gereksinimlerinin karşılanıp karşılanmadığını görmek kolaydır. Belgeler, o proje için neyin tamamlanmış olduğu hakkında bilgi sağlar..

Doğru yapılırsa, belgeler bir projenin başarısının bel kemiği olabilir.

İzleme ve kontrol

Potansiyel problemleri zamanında tespit etmek ve projenin yürütülmesini kontrol etmek için gerektiğinde düzeltici önlemler alınabilmesi amacıyla projenin yürütülmesini gözlemlemek için gerçekleştirilen süreçlerden oluşur..

Proje yönetim planındaki farklılıkları belirlemek için projenin performansı gözlenir ve ölçülür.

Aynı zamanda, proje yönetim planına uyması için önleyici veya düzeltici eylemler uygulamak amacıyla projenin farklı aşamaları arasında geri bildirim sağlar..

kapanış

Projenin resmi olarak tamamlanmasını ve kabul edilmesini içerir. İdari faaliyetler, alınan derslerin belgelenmesini içerir. Projeyi resmi olarak kapatmak için tüm süreç kümesinin tüm faaliyetlerinin sonuçlandırılmasından ibarettir..

İcra sonrası incelemesi de bu aşamaya dahil edilmiştir. Bu, proje ekibinin deneyimlerden öğrenmesi ve gelecekteki projelerde uygulaması için hayati bir aşamadır..

İyi işlenen şeyler projede gözlenmeli ve çalışmayan şeyler öğrenilen derslerin çıkarılması için analiz edilmelidir..

hedefleri

Proje yönetiminin amacı, müşterinin hedeflerine uygun kapsamlı bir proje yürütmektir..

Proje aşamalarını başarıyla geliştirmek

Büyüklüğü ne olursa olsun, genellikle eşit öneme sahip beş ayrı aşamadan oluşan bir proje: Başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol, kapanma.

Sorunsuz ve tüm önceki aşamalarda kesinti olmadan yapılan geliştirme ve uygulama, bir projenin başarısını garanti eder.

Verimli iletişim kurun

Bir projenin başarısının veya başarısızlığının büyük ölçüde ekip çalışmasına bağlı olduğu her zaman unutulmamalıdır. Bu nedenle, başarının anahtarı her zaman işbirliğidir..

Bu amaçla, iyi iletişim kurmak çok önemlidir. Bir yandan, bilginin net ve eksiksiz bir şekilde ifade edilmesi gerekir, böylece herkes onu anlar. Diğer taraftan, yapıcı yorumları dinleme ve alma yeteneğine sahip olmalısınız..

Projenin ana hedefine ulaşmak

Projenin temel amacı, öngörülen sürede ve beklenen bütçe dahilinde, öngörülen sürede tamamlanmalıdır..

Atanan gerekli girdileri ve projenin önceden tanımlanmış hedeflerine ulaşmak için uygulanmasını optimize etmek, iyileştirmeye her zaman yer açılacak bir konudur..

Bir projenin sürdürülebilirliğini geliştirmek ve ayrıca ekibi stratejik değişim süreci boyunca yönlendirmek için tüm süreçler ve prosedürler iyileştirilebilir ve güncellenebilir..

Müşterinin hedeflerini takip eden bir proje üretmek

Bu, müşterinin vizyonunun uygulanabilir hedeflere dönüştürülmesi için projenin hedefleriyle ilgili olarak ele alınması ve iyileştirilmesi veya onlarla müzakere edilmesi gerektiği anlamına gelebilir..

Müşteri beklentilerini karşılamak ve onları mutlu etmek, sadece projenin yürütülmesi sırasında sürprizlerin ortadan kaldırılmasına yardımcı olabilecek başarılı işbirliğine yol açmaz, aynı zamanda gelecekte sürdürülebilirliği garanti eder.

faydaları

Proje yönetiminin temel avantajı, projelerin etkin bir şekilde yönetilmesine yardımcı olmasıdır. Bu, sorunların daha hızlı çözülmesini sağlar.

Hizmet sunumunda daha yüksek verimlilik

Proje yönetimi, kolayca takip edilebilecek ve projenin tamamlanmasına yol açan bir yol haritası sunmaktadır. Çukurlardan nerede kaçınacağınızı bildikten sonra, daha akıllıca ve daha verimli çalışacağınızı düşünmek mantıklıdır..

Müşteri memnuniyeti

Bir proje zamanında ve bütçenin altında tamamlandığında, müşteri mutlu olur. Ve mutlu bir müşteri tekrar bakacak biri.

Akıllı proje yönetimi, bu müşteri / yönetici ilişkisinin devam etmesine izin veren araçları sağlar.

Hizmet sunumunda daha fazla etkinlik

Bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlayan aynı stratejiler, diğer projeler için de birçok kez hizmet edecektir..

Ekip içindeki büyüme ve gelişmeyi iyileştirir

Olumlu sonuçlar sadece saygı uyandırmakla kalmaz, aynı zamanda proje ekibine daha verimli performans gösterme yollarını aramaya devam etmeleri için ilham verir..

Daha fazla esneklik

Belki de proje yönetiminin en büyük yararlarından biri esnekliğe izin vermesidir. Projenin güvenli bir şekilde yönetilmesi, projenin tamamlanması için gerçekleştirmek istediğiniz stratejinin izlenmesine olanak sağlar..

Bununla birlikte, bu tür bir organizasyonun güzelliği, daha akıllı bir yol bulursanız, bunu başarabilmenizdir. Birçok küçük ve orta ölçekli şirket için, yalnızca bu giriş ücretine değer.

Artan risk değerlendirmesi

Tüm oyuncular sıraya girdiğinde ve strateji mevcut olduğunda, tokatlamak için potansiyel riskler.

Proje yönetimi doğru zamanda kırmızı bayrak sağlar: projenin tamamlanması için çalışmaya başlamadan önce.

Örnekler

Amerikan Havayolları

American Airlines ile US Airways'in birleşmesi teknoloji ve programlarda örtüşme yarattı. Elektronik tabloların karmaşık kaynakları ve projeleri yönetmek için yeterli olmadığını biliyorlardı.

Daha geniş bölünmüş ve küresel öncelikler konusunda görünürlük kazanmak için, personel girişi, kaynak yönetimi ve kapasite planlaması için proje yönetimi kullanmaya başladılar..

Sonuç olarak, havayolu, bilgi teknolojisi konusundaki çalışmalarını% 10'dan% 20'ye çıkarmakta kullandı. Bu, bilançoda birkaç milyon doların net olumlu etkisine eşdeğerdir..

Artık projeler ve kaynaklar hakkında kritik kararlar almak için daha güvenilir ve daha iyi verilere erişebiliyorlar..

Kraliyet Bankası

İskoçya Kraliyet Bankası, finansal ve kaynak kararlarını bildirmek için tutarlı ve güvenilir veriler uygulamak zorundaydı. Bu nedenle, bu tutarlılığı artırmak için proje yönetimini seçtiler. Böylece, 35 eski sistemi, kullanıcılar tarafından geliştirilen 50'den fazla aracı ve yüzlerce elektronik tabloyu kaldırdılar..

Farklı formatlardaki veriler ve farklı sistemler tarafından yönetilen yüzlerce proje ile toplam müşteri portföyünü daha net görmek için verilerini kontrol etmek istediler..

On iki ayda, iş davalarını yerine getirebildiler ve yatırım geri dönüşü elde ettiler. Yol boyunca, her bir iş biriminde şeffaflığı ve maliyetleri düşürdüler..

referanslar

1. Vikipedi, özgür ansiklopedi (2019). Proje yönetimi Alındığı kaynak: en.wikipedia.org.
2. Proje Yönetimi Enstitüsü (2019). Proje Yönetimi Nedir? Alındığı kaynak: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Proje Yönetimi'nin Amaçları Nelerdir? Alındığı kaynak: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Proje yönetiminin avantajları. Alındığı kaynak: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). Proje Yönetimi İlk 10 Faydaları. Bright Hub Proje Yönetimi. Alındığı kaynak: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Gerçek Dünya Başarılı Proje Yönetimi Örnekleri. Planview Blogu. Alındığı metin: blog.planview.com.