Pay:
En Önemli 12 Hakim Ofis İşlevi
hakim ofis fonksiyonları bunlar bir şirketin, örgütün veya kurumun personelinin gerçekleştirdiği ve aynı şekilde çalışması için gerekli olan idari faaliyetlerdir. Etkili bir şekilde yapılırlarsa, sonuçlar yetersiz yapılmasından çok daha iyi olur.
Bu çalışmanın normal olarak, pazartesiden cumaya, sabah 8 veya 9'da başlayan düzenli bir programı vardır. ve ülke veya bölgelere göre değişiklik göstermesine rağmen, saat 4 ya da 5 pm kadar sürer..
Büro çalışmasının çoğunluğu gibi temel becerileri gerektirir: akıcı sözlü iletişim, yazı yazma, dosyalama ve bilgisayar, fotokopi makinesi vb..
Üstlenilen pozisyonun veya sorumluluğun seviyesine bağlı olarak, bir kişinin teknik, üniversite veya dördüncü seviye eğitim almasını gerektirir..
Büroların egemen olan 10 ana işlevi
1- Planlama
Bu, örgütsel yöntem ve yapıların iş planına nasıl katkıda bulunabileceğini tanımlamaktan oluştuğu için ilk ve en önemli görevdir..
Bu yöntemlerin ekip üyeleri arasında dağıtılan görevlerde hayata geçirilmesine yardımcı olacak teknolojik araçlar vardır, ancak yalnızca iyi planlama iş hedefine ekleyerek her şeyin biteceğini garanti edebilir.
Genel planlama için, şirket içinde açık bir iş vizyonu ve belirli bir hiyerarşik seviye gereklidir, ancak her ekip üyesi çalışmalarını belirlenmiş hedeflere ve son teslim tarihlerine uyacak şekilde planlamalıdır..
2- Raporların transkripsiyonu ve / veya yazımı
Günlük olarak bir ofiste çalışanların zamanını kaplayan bir görev, işlevlerini destekleyen veya ayrıntılandıran veya meslektaşlarının geri kalanı arasında ayrıntıları (arka plan, ilerleme, sonuçlar, artı ve diğerleri) açıklamaya hizmet eden raporların yazılmasıdır. belirli bir projenin eksileri, vs.).
Bu yazılar aynı zamanda gelecekteki denetimler veya incelemeler için o ofise ait olduğu kurumun faaliyetlerinin bir kaydı olarak da işlev görür..
3- Toplantılara katılmak
Mevcut proje hakkındaki fikirlerin paylaşıldığı, yeni tekliflerin sunulduğu, sunumlar, raporlar veya raporların paylaşıldığı bir çalışma ekibinin üyeleri arasındaki toplantılardır..
Normalde, herkesi ortak bir hedefe ulaşmak, her birine roller, görevler ve son teslim tarihleri vermek yönünde hizalamak gibi bir amacı vardır. Ayrıca, görevlerin yerine getirilmesinde ortaya çıkabilecek sorunları çözmeye da hizmet ederler..
Sıklık, süre ve çok tanımlanmış dinamikleri var. Ayrıca, bunlarda tartışılanlar genellikle arşivleme için dakikalar veya dakikalar içinde kaydedilir..
4- Toplantı toplantıları
Bir toplantıda olması gereken tüm insanların gündemini belirli bir yerde ve zamanda çakışabilecek şekilde koordine etmekle ilgilidir..
Bu ezici bir iştir, bu yüzden teknolojiye güvenmek iyi bir fikir olabilir. ScheduleOnce gibi toplantıların otomatik olarak planlanmasına izin veren, konukların mevcut tarihleri görmelerini ve kendilerine uygun bir program seçmelerini sağlayan uygulamalar vardır..
5- Kurumsal e-postayı kontrol edin
Bu biraz zaman alabilir bir görevdir. 2016 yılında yayınlanan ve binden fazla çalışanın uyguladığı bir anket çalışması sonucunda yayınlanan bir Adobe raporu, iş e-postanızı kontrol ederek her hafta ortalama 20,5 saat harcadığımızı ortaya koyuyor.
E-postaları sıralayın, okuyun ve yanıtlayın, çok yaygın bir iletişim şeklidir ve herhangi bir proje veya organizasyon işlemiyle ilgili dosya ve gösterim alışverişine olanak tanır.
Şirketler sürekli daha verimli e-posta yönetimi biçimleri arasalar da, Gmail'in Akıllı Etiketleri gibi uygulamalar da vardır..
Bu görevi kolaylaştırmanın bir başka yolu, standart e-posta şablonlarını veya farklı alıcılara ve farklı fırsatlarda en az değişiklikle gönderilebilecek metinleri eklemektir..
6- Finans yönetimi
Bu görevde paranın, ürün ve hizmet alım satımında yaşam döngüsünü yerine getirdiği garanti edilmelidir; tüm faturaların gönderildiğini, kaydedildiğini, ödendiğini ve gönderildiğini Tabii ki, sadece bunun için ayrılmış ofisler var..
Bu faaliyet ayrıca, söz konusu organizasyonu ilgilendiren yasal çerçevede bir sorun olmayacak şekilde finansal hesapların ve yasal belgelerin güncellenmesini de içerir..
7- Lojistik
Bu fonksiyon, şirketin işi ile ilgili tüm malların depolara ve müşterilere ve depolardan taşınmasını garanti eder. Aynı zamanda yeni ürünlerin üretimi için hammadde elde etmek için tedarikçilerle bağlantı kurmayı da içerir..
Bu işlevin amacı, şirketin pazarladığı mal veya hizmetin üretimini sürdürmek için gereken her şeye sahip olmasını sağlamaktır..
8- Dikkat çağrısı
Bir ofiste, müşterilere, tedarikçilere ve iş arkadaşlarına yönelik bir iletişim aracı olduğu için telefona da cevap verilmesi gerekir..
Her ne kadar basit bir görev gibi görünse de, belli bir protokole ihtiyaç duyuyor, çünkü şirket dışından birinin onun imajıyla ilişkilendirdiği ses olabilir. Bu nedenle, nezaket kurallarına uymak, kurumsal bir tonu korumak, ses seviyesini ılımlılaştırmak ve kullanılan kelimeleri kullanmak önemlidir..
Bu işlevi yürütürken bazen göz ardı edilen bir başka önemli gerçek, telefonun diğer tarafındaki kişinin mümkün olduğunca fazla veri yazmaktır; Bu, şirketin iletişim veritabanını besler ve telefon görüşmesi sırasında tartışılan konuyu doğru izlemenizi sağlar.
9- Arşivlerin organizasyonu
Bir ofiste yürütülen görevlerin çoğu bir belge oluşturur: faturalar, notlar, dakikalar, dakikalar, satış raporları vb..
Dijital ya da kağıt üzerinde, birisinin iş için önem derecesine göre kataloglama, arşivleme ve korumadan sorumlu olmasını gerektiren bir miktar bilgidir..
Kesin olarak, bu son nokta, bilginin korunmasının önemi, birçok kurum için baş ağrısı haline gelen bir konudur, böylece bilgi arşivlemesinde ve iletilmesinde güvenlik sağlayan daha fazla araç, protokol ve prosedür ortaya çıkmaktadır. bir kuruluştaki hassas veriler.
Bazı durumlarda harici sabit sürücüler kullanılır, bazılarında ise bu vakalar veya Microsoft OneDrive, Google Drive veya Apple iCloud gibi "bulut" içindeki depolama platformları için özel sunucular bulunur..
10- Şirket postalarının dağıtılması
Çok yüksek bir akademik eğitim gerektirmemesine rağmen, iyi bir organizasyon, sorumluluk ve aciliyet duygusu gerektiren bir görev ofis içindeki yazışmaların dağılımıdır..
Bazı tasarımların bir taslağı, bankanın gönderdiği kredi kartı, bir tedarikçinin faturaları veya bir kamu kurumunun cevap mektubu, herhangi bir çalışanın bekleyebileceği ve birçok başka sürecin dayanabileceği belgelerden bazılarıdır. şirketin.
11- Müşteri servisi
Bu işlev, müşterilere şirket tarafından sunulan ürün veya hizmetler hakkında soru veya şikayetler konusunda fiziksel olarak yardımcı olmaktır..
12- Belgelerin basılması ve kopyalanması
Fiziksel olarak kaydedilmesi gereken belgelerin basılması veya iki nüsha halinde saklanması veya şirket çalışanlarına teslim edilmesi gereken belgelerin kopyalarının çıkarılmasından ibarettir..
referanslar
- Audra Bianca (s / f). Ofis organizasyonu ve planlama ipuçları. Alınan kaynak: smallbusiness.chron.com.
- Biz Eğilim (2015). Otomatikleştirebileceğiniz ve yapmanız gereken 7 ofis görevi. Alınan kaynak: www.sba.gov.
- Dewei Caitlin (2016). Hayatınızın kaç saatini iş e-postasında geçirdiniz? İç karartıcı hesaplayıcımızı deneyin. Alınan kaynak: washingtonpost.com.
- Laurie Reeves. Bir ofiste çalışan işlerin listesi. Alınan: work.chron.com.
- Bir ofis asistanı ne yapar? Learn.org sitesinden alındı.
- İnsanlar ofis işlerinde tam olarak ne yaparlar? Alınan kaynak: reddit.com.