En Önemli Resmi Bir Mektubun 10 Özelliği

Resmi mektup, birbirlerini tanıyan veya tanımayan, ancak her durumda onları resmi bir dili sürdürmeye zorlayan uzak ve saygılı bir ilişkiye sahip olan iki kişi arasındaki yazılı bir iletişimdir..

Mektubu yazan kişiye alıcı veya veren kişi denir; Bunu alan alıcı veya alıcıdır. Resmi mektup genellikle şirketler, yüksek dereceli kurumlar ve devlet kurumları arasındaki iletişim için kullanılır..

Ayrıca uluslararası ödüller, kamu görevlileri veya ödüller almaya katılmak için kullanılır..

Resmi yazılarda, konuşma dili, aşinalık, deyimler ve tuteo tamamen bir yana bırakılmalıdır. Evrensel olarak kabul edilen nezaket formüllerinin mevcut olması ve önceden belirlenmiş bir yapıya uyması gerekir..

Resmi niteliği gereği, bu tipteki mektuplar kağıda el yazısı ile yazılmalı ve alıcıya mühürlü bir zarf içinde gönderilmelidir, ancak mevcut dijital çağda, resmi mektubun yapısının gönderilen iletiler için kullanıldığı doğru olsa da e-posta yoluyla. Ancak, ikincisi en yaygın ne de tavsiye edilebilir değildir.

Resmi yazıların 10 ana özelliği

1- Resmi dil

Biçimsel dil kelime ve kusursuz dilbilgisi ve imla doğru kullanımı gerektirir. Tedavi uzak ve saygılı olmalı.

Gönderenin alıcının tedavisi sizin olmalıdır; alıcının yaşı veya menziline bakılmaksızın veya gönderen tarafından bilinmiyorsa veya bilinmiyorsa, asla tutear olmamalıdır.

Dilin saygılı olması gerekirken, bu nezaket ve nezaketin bir kenara bırakılması gerektiği anlamına gelmez..

2- Beton niyeti

Kesin bir niyet ve belirli bir amaç olmadan resmi bir mektup yazılmaz. Bu tür bir mektupla, alıcıya bir şeyler iletmek veya gönderenin talep ettiği bilgileri talep etmesi amaçlanmaktadır..

Her durumda, alıcıyı pozitif olarak etkilemek ve olumlu yönde belirlemek, göndericinin hedeflerine ulaşılıncaya kadar iletişim akışının devam etmesi için istenir. Verilen bilgiler mümkün olduğu kadar açık ve eksiksiz olmalıdır..

3- Uzunluk

Resmi mektup genellikle kısa ve özeldir, karşılık gelen selamlama ve nezaket kurallarından sonra doğrudan hedefe işaret eder.

Genellikle kurumsal, iş dünyasında, devlette veya yakın bir ilişkisi olmayan iki kişi arasında olduğu gibi, şubeler arasında dolaşmak, dolaşmak veya merkezi olmayan sorunları açıklamak anlamsızdır. Bu şekilde, genellikle resmi mektuplar 2 sayfayı geçmemelidir.

4- Başlık

Resmi mektup, işletmenin veya yazanın resminin yazılı evrakında yazılı olmalıdır. Genellikle, aynı kurumun adresini de içerebilmesine rağmen, yalnızca kurumun veya gönderenin adının görünebileceği antetli kağıtlarda yapılır..

Bundan sonra tarihin yazması gereken yer (şehir) önce görünmelidir..

Tarihi kısaltmadan, yani harflerle yazılan ayı ve dört rakamlı yılı yazmak daha akıllıcadır. Sayfanın sağına hizalanmalıdır.

5- Tedavi ve selamlama

Tedavi resmi olmalı ve alıcının konumunu, mesleğini veya menzilini içermelidir. Örneğin: Başkan, Doktor, Profesör, Genel, vb. Ad, takma veya takma isimlerle karşılaşmaktan kaçının.

Alıcı bir çift olduğunda, kendinize Lord ve Leydi gibi davranmalısınız. Milletvekilleri ve senatörler bazı ülkelerde "Onurlu" olarak kabul edilir, bazılarında ise "Şanlı Lord" olabilirler..

Aynı durum diğer hükümet pozisyonları veya asalet unvanlarıyla da olur, bu yüzden her ülkenin protokolünü bilmek önemlidir..

Belirli bir alıcıyı tanımıyorsanız, "İlgilenebileceği kişiler" veya yalnızca "Sevgili efendim" veya "Sevgili hanımefendi" gibi kişisel olmayan formülleri kullanabilirsiniz..

Selamlama için "Sevgili", "Saygın", vb. Gibi bir nezaket kuralı eklemelisiniz. "Sevgili Efendim" formu ayrıca resmi bir karşılama mesajı olarak da kullanılıyor..

6- Vücut

Mektubun içeriği aynı zamanda şöyle bir nezaket kuralı ile başlamalıdır: "Bu ...", "Sana yazıyorum ...", "Bu vesileyle sana saygıyla hitap ediyorum ...", "Bunu sun ... için ... veya "Öncelikle samimi bir karşılama ..." gibi bir kaç protokol daha..

Mektubun kısa ve iyi yapılandırılmış paragrafları olmalıdır. Mesaj kesin, somut ve net olmalıdır.

Bu bir istek ise doğrudan yapılmalıdır; bilgilendirici bir mektupsa, doğrudan konuya girmelisiniz. Alıcının, gereksiz konuşmalarla vakit kaybetmek istemeyen veya anlaşılması zor bir meşgul olduğunu her zaman unutmayın..

7- veda

Veda, mektubun temel fikrini yuvarlamalı, hedefi pekiştirmeli ve göndericinin alıcıdan beklediği eylemi desteklemelidir ("cevabınızı bekliyorum", "Bilginin yararlı olacağını umuyorum" vb.).

Resmi mektuplar için en sık karşılaşılan kapanış, bu formları "samimi bir selamlama", "Selamlar", "Bir kucaklama", vs..

Bundan sonra, basılı imzayı (ad ve soyadı blok harflerle) ve gönderenin imzasını yerleştirmelisiniz. T

Ayrıca, gönderen tarafından tutulan pozisyonu veya rütbeyi de içermelidir; yani, "Dr.", "Ing.", "Prof.", ardından ad ve soyadı ve ayrı bir çizgide, "Değerlendirme Komitesi Başkanı", "Büyükelçi Arjantin Cumhuriyeti "," Genel Sekreter "vb..

8- Diğer bilgiler

Mektubun dibinde ve imzadan sonra, gerekirse, eklerin açıklanması veya mektubun bir kopyasını alacak kişilerin isimlerinin eklenmesi ("Cc" kısaltmasıyla belirtilir).

Altında ve son olarak, mektubu dikte eden kişinin, yani gönderenin uygun (büyük harflerle) harfinin baş harfleri ile harfini yazan kişinin harfleri (küçük harflerle), aşağıda gösterildiği şekilde dahil edilebilir: ABC / def.

Daha önce düşünülen bir mektup olarak, yazıların kullanılması aynı şekilde tavsiye edilmez..

9- zarf

Gönderen ve alıcı aynı bina içinde olsalar bile (örneğin, aynı kurumun bölümleri arasında bir iletişim), her resmi mektubun bir zarf içinde gönderilmesi gerekir..

Zarf, içereceği yere göre çok büyük olmalı, böylece fazla hacimli olmamalıdır. Mektup, olabildiğince az (en fazla 2 - 4 kez) katlanmalıdır, çünkü neredeyse çok fazla kıvrımla sağlam bir kağıt çok daha şık olduğundan.

Alıcının adı ve verileri daima zarfın önüne ve ortasına yerleştirilir. Gönderenin adı ve verileri, zarfın arkasında ve kapağı üzerinde veya zarfın önünde, üstünde ve solunda olabilir..

Zarfın ön üst sağ kadranı her zaman pullar veya pullar için ayrılmıştır..

İçeriğin dokunulmazlığını garanti etmek için dikkatlice ama sıkıca kapatılmalıdır. Bazı durumlarda, çok protokol veya zarif, bir sızdırmazlık balmumu ile kapatılabilir.

10- cevap

Her resmi mektubun bir cevabı olmalı. Aynı alınan hızlı ve özlü olmalı ve alınan resmi mektubun aynı taslağını tutmalı.

Yanıt vermeyen resmi bir mektup, alıcı tarafından başlangıçta takip edilen hedefin tamamen karşısında etkiye neden olabilecek saygısız ve saygısız bir eylem olarak kabul edilir..

referanslar

1. Resmi mektup Es.wikipedia.org sitesinden alındı
2. 10 Resmi ve gayri resmi bir mektubun özellikleri. Características.com adresinden kurtarıldı
3. Harf ve unsurları. Portaleducativo.net sitesinden kurtarıldı
4. Resmi bir mektubun özellikleri. Clubensayos.com adresinden kurtarıldı
5. Resmi harflerin karakteristik ve işlevi. Estudiaraprender.com adresinden alındı