Satınalma Departmanının Özellikleri, İşlevleri ve Önemi

alışveriş departmanı Kuruluşun gerektirdiği şekilde hammadde, yedek parça, hizmet vb. alımı ile ilgili tüm faaliyetlerden sorumlu bir şirket bölümüdür. Birçok endüstriyel, perakende ve askeri kuruluşun bel kemiği olan bir hizmet sunar..

İşi yürütmek için gerekli malzemelerin stokta sıralanmasını ve muhafaza edilmesini sağlar. Bu departman, başarılı tedarik zinciri yönetiminin merkezindedir ve sipariş edilen ürünlerin maliyetini en aza indirmek, envanter seviyelerini kontrol etmek ve tedarikçilerle güçlü ilişkiler kurmaktan sorumludur..

İyi bir satın alma departmanı, tedarikçilerden kalite talep edecek ve siparişleri başından resepsiyona kadar takip edecektir. Diğer departmanların ihtiyaçları tanımlamasına, talep sürecini yönetmesine ve rekabetçi fiyatlar elde etmesine yardımcı olun. Genellikle bütçelere uyumu sağlamak için kontrolörler olarak hareket ederler.

indeks

• 1 özellikleri
  • 1.1 Üst yönetime güvenilir danışmanlar olarak davranma
  • 1.2 Tedarikçilerin yenilikçiliğini teşvik etmek
  • 1.3 Ana tedarikçi verileri hakkında bilgi vermek
  • 1.4 Tedarik zinciri riskini yönetmek ve düzeltmek
  • 1.5 Çevik personel ve yetenek gelişimini teşvik etmek
• 2 İşlev
  • 2.1 Malzemelerin elde edilmesi
  • 2.2 Fiyatları değerlendirin
  • 2.3 Tedarikçilerin ön onayı
  • 2.4 Siparişleri takip et
  • 2.5 Büro işi
  • 2.6 Politika uygunluğu
• 3 Önemi
  • 3.1 Daha düşük maliyetler alın
  • 3.2 Malzemelerin yetersizliğini önlemek
  • 3.3 Kaliteyi arttırın
  • 3.4 İlişkileri yönetmek
  • 3.5 Yenilik ara
• 4 Kaynakça

özellikleri

Üst yönetime güvenilir danışmanlar olarak hareket etmek

Satınalma departmanı, kurumsal planlama ve bütçede üst düzeyde yer almaktadır. Bu, ters mühendislik maliyetlerini tasarlamayı ve potansiyel olarak daha ucuz ve / veya daha yüksek kalitede alternatifleri keşfetmeyi mümkün kılar..

Tedarikçilerden yenilik getirin

Satın alma departmanı, sadece en düşük fiyatı talep etmekten daha fazlasını talep etmekten çok, tedarikçilerinin, ürünlerinin ve hizmetlerinin maliyetini azaltmak için çalışmaktadır.

Başlangıç ​​fikrinden üretime ve sürekli iyileştirmeye kadar “inovasyonun yaşam döngüsü” ile yakından ilgileniyorlar.

Anahtar tedarikçi verileri hakkında bilgi vermek

Şirketler, bu bilgileri tahminde bulunan analitikler oluşturmak için kullanabilir ve pazarlara daha derin bir bakış açısı sağlayabilir..

Tedarik zinciri riskini yönetin ve düzeltin

Ekonomik krizler, tedarikçilerin istikrarı konusunda tetikte olmanın değerini öğretti. Satın alma departmanı, bu alan hakkında kuruluşun diğer bölümlerinden daha keskin bir vizyona sahiptir..

Çevik personel ve yetenek gelişimini teşvik etmek

Satınalma departmanına doğru adayları bulmak için fonksiyonel ve coğrafi sınırları aşmak gerekir..

Bazı durumlarda, cevap dış kaynak kullanımında veya ortak hizmet kuruluşlarının kullanımında yatmaktadır..

fonksiyonlar

Malzemelerin elde edilmesi

Bir üretim şirketi için bu, hammaddeleri içerebilir, ancak aynı zamanda satış ekibi ve sekreterler için araçlar, makineler ve hatta gerekli ofis malzemelerini içerebilir..

Bir perakende işinde, satın alma departmanı mağazanın iyi stoklanmasını sağlamak için raflarda veya mağazalarda her zaman yeterli ürün olmasını sağlamalıdır.

Envanter deposunu makul seviyede tutmak özellikle önemlidir. Envantere fazla miktarda para yatırmak, araştırma ve geliştirme veya reklam gibi diğer harcamalar için stok sorunlarına ve sermaye eksikliğine neden olabilir..

Fiyatları değerlendirmek

Bir satın alma departmanı, karlılığı en üst seviyeye çıkarmak için malzemeleri mümkün olan en iyi fiyatla alıp almadığınızı sürekli olarak değerlendirmekten sorumludur..

Şirketin belirli büyüklükteki siparişleri için en makul fiyatlarla en iyi tedarikçileri bulmak için fiyatları karşılaştırmanız gerekir..

Satınalma departmanı, alternatif tedarikçilerle iletişim kurabilir, daha yüksek hacimli siparişler için daha iyi fiyatlar için pazarlık yapabilir veya diğer çeşitli kaynaklardan daha düşük bir fiyatla ürün alma olasılığını öğrenebilir.

Tedarikçilerin ön onayı

Satın alma departmanı, tedarikçileri fiyat, kalite, müşteri görüşleri ve siparişleri tamamlama süresi açısından değerlendirerek onaylı tedarikçilerin bir listesini oluşturur..

Siparişleri takip et

Siparişler, sipariş formları ile belgelenir. Bunlar, sipariş edilen malzemeler ve talep edilen miktar hakkında önemli bilgileri belirtir..

Bu formlar, sipariş edilen ürünlerin alınmasını sağlamak ve siparişlerin tamamlanması için geçen süreyi takip etmek için kullanılır.

Ofis işleri

Satın alma departmanı, malzemelerin alımı ve teslimatıyla ilgili tüm belgeleri işler.

Bu, kalemleri almak için yeterli para bulunduğundan, nakit akışının sorunsuzca gerçekleştiğinden ve tüm ödemelerin zamanında yapıldığından emin olmak için muhasebe departmanı ile yakın çalışmak anlamına gelir..

Politika uygunluğu

Bir satın alma işleminden önce, satın alma departmanı bütçenin edinilmesi ve onaylanması için gerekli formalitelere uymasını sağlamalı ve malzemelerin kuruluşun genel politikasını izleyerek satın alınmasını sağlamalıdır..

önem

Daha düşük maliyet alın

Satınalma departmanı, işletme karını maksimize etmede önemli bir rol oynamaktadır. Şirket, gerekli ürünlerde mümkün olan en iyi fiyatı elde etmesi için fiyatları karşılaştırın ve tedarikçilerle görüşün..

Ayrıca uzman olmayan kişilerce unutulan garantiler ve indirimlerden yararlanarak tasarruf sağlayabilir..

Şirketin giderinde daha iyi bir şeffaflık sağlayarak tasarruf etmeye yardımcı olur. Bu, daha iyi sözleşmelerin müzakere edilmesine ve nakit akışının serbest bırakılmasına olanak sağlayacaktır..

Malzemelerin yetersizliğini önlemek

Satın alma departmanı, hangi ürünlerin şirket için kritik olduğunu tanımlamalı ve tedarik zincirini korumak için uygun önlemleri almalıdır..

Yetersiz malzemelerin verimliliği etkilememesini sağlamak için, satın alma departmanı çoklu tedarik gibi teknikleri kullanır.

Birden fazla kaynağa sahip olmak, aynı ürünleri sunan birkaç tedarikçiyi kullanmak anlamına gelir. Bir tedarikçiyle ilgili bir sorun varsa, başarısızlığı telafi etmek için siparişler diğerine yükseltilebilir.

Kalitesini artırmak

Satın alma departmanı, performans hedefleri belirleyerek kaliteyi artırmaya yardımcı olur. Sonra bu hedeflere göre gerçek performansı izler..

Dayanıklılık, ürünün görünümü veya teslimatın zamanında olması gibi özellikler için göstergeler kullanarak kalite özelliklerini ölçmek önemlidir..

Süreçlerini geliştirmek ve kaliteyi yükseltmelerine yardımcı olmak için tedarikçilerle yakın işbirliği içinde çalışıyoruz..

İlişkileri yönet

Satın alma departmanının zorluğu, tedarikçinin şirketle çalışmakla ilgilenmesini sağlamaktır. Tedarikçinin uzun vadeli bir ilişkiye yatırım yapmasını sağlayın.

Bölüm ayrıca şirket içindeki ilişkileri de yönetmelidir. Hepsinin hizalanmasını sağlamak için pazarlama, finans, lojistik ve dağıtım gibi iç paydaşlarla çalışmak zorundasınız..

Yenilik ara

Satın alma departmanı her zaman çeşitli dış işletmelerle iletişim halinde olduğundan, işletmeye, fiyat, kalite veya uygunluk açısından rekabet avantajı sağlayabilecek yenilikçi ürünler elde etmek için ideal bir konumdadır..

referanslar

1. Alexis Yazı (2018). Satınalma Departmanının Bir Organizasyondaki İşlevleri Nelerdir? Küçük İşletmeler - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Vikipedi, özgür ansiklopedi (2018). Satınalma yönetimi Alındığı kaynak: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). İşletmelerde Satın Alma Departmanının Rolleri. bizfluent.com.
4. BDC (2018). Satın alma departmanı işinizi geliştirmenin 6 yolu. Alındığı kaynak: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). 'Birinci Sınıf' Tedarik Kuruluşlarının Beş Özelliği. Forbes. Alındığı yer: forbes.com.