En Seçkin Sekreterin 7 Görevi

Ana arasında sekreterin işlevleri Gündemi yönetmek, halka hizmet etmek ve gizli bilgileri yönetmeyi içerir. Bir ofiste idari yardım işlerini yapmaktan sorumlu kişi mi?.

Bu pozisyon, bir erkek veya bir kadın tarafından kullanılabilir, ancak en yaygın olanı, onu yapan kadın olmasıdır..

Genellikle şirket içinde belirli bir hiyerarşiye sahip kişilerin gizli konularından sorumludurlar, örneğin yöneticiler, yöneticiler, başkanlar, diğerleri gibi. Bu, onları çalıştıkları yöneticinin sağına çevirir..

Şirket küçükse, sekreterin en büyük iş yükü temel ofis görevleriyle ilgilidir.

Dünyanın bazı ülkeleri, çalışmalarına teşekkür etmek ve kutlamak için yıl içinde özel bir gün ayırıyor. Örneğin, Kolombiya, Peru ve Meksika'da sekreterin günü 26 Nisan, Venezuela’da 30 Eylül.

Bir sekreterin 7 ana işlevi

Bir sekreterin işi, patronuna, gecikme veya dikkat dağıtıcı olmadan kuruluş içindeki rolüne tam olarak uyması için destek ve işbirliği sağlamaktır..

Şirketin niteliği bir sekreterin ihtiyaç duyduğu iş türünü etkilese de, ana işlevlerinin şöyle olduğu söylenebilir:

1- Gündem yönetimi

Çalıştığı kişinin gündemini güncel tutmak sekreterin sorumluluğundadır. Orada tüm çalışmalarınızı ve zaman zaman kişisel taahhütlerinizi yansıtmalısınız..

Ayrıca, işvereninizin ilişki kurması gereken tüm kişi ve kurumların verilerinin kayıtlarını tutmalısınız..

Bir sekreterin gündemi genellikle çalıştığı yöneticinin operasyonel günlüğü olarak görev yapar..

2- Halkın dikkatine

Halkın dikkatine, sekreterin yapması gereken en temel görevlerden biri. İşvereninize konuyu takip etmesine izin verecek tüm verilerin yanı sıra çağrıları cevaplamalı ve sebeplerini kaydetmelisiniz..

Aynı zamanda ofiste ziyaretçi alan kişidir. Bu nedenle sekreterin işyerinin kurumsal imajı ile tutarlı bir imaj yaratması önemlidir..

Rolünüz sadece ziyaretçiler için selamlamak ve hoşlanmayı beklemek değil, aynı zamanda şirketin organizasyon kültürü ve içsel süreçleri hakkında ilk talimatları ve kılavuzları vermektir..

3- Belge yönetimi

Patronunuzun yazışmalarını alan ve yöneten kişi olmanın yanı sıra, bir sekreter işvereninizden gelen mektupların, bildirimlerin, notların ve e-postaların çoğunu yazar, okur, cevaplar ve dosyalar..

Bu amaçla, belirli uygulamalarını yönetmeniz uygundur. yazılım bu tür belgeleri daha hızlı ve hızlı bir şekilde hazırlamanızı sağlar.

Bu yeterliliklerin özgüllüğü, çalıştıkları alanda gerekli olan iş türüne bağlı olacaktır..

Sekreter patronunun iletişim veritabanını yönetir ve yazılı yazışmaların yanı sıra toplantı tutanaklarını ve ofisteki ilgilenilen diğer belgeleri de tutar..

Normalde önemli toplantılarda ele alınan konuları not eden sekreterdir..

4- Hassas bilgilerin kullanımı (iç ve dış)

İyi bir sekreteri ayırt eden işlevler arasında, çalıştığınız şirketin veya kurumun çalışması için son derece önemli olan tüm bilgileri doğru ve verimli bir şekilde ele alınız..

Örneğin, herhangi bir zamanda devlet örnekleri tarafından talep edilebilecek yasal belgeleri kontrol altında tutmalısınız..

Ayrıca, çevre veya şirketle ilgili herhangi bir oyuncu hakkında bilgilere de erişebilirsiniz. Bu bilgiler gizli, verimli ve zamanında yönetilmelidir..

5- Büro organizasyonu

Sekreter, ofis ekipmanı ve mobilyalarını işletmek ve işletmek zorundadır: telefonlar, fotokopi makineleri, yazıcılar, projektörler, mobilyalar, dosya dolapları, diğerleri..

Malzeme ve ofis ekipmanlarının envanterini kontrol eden kişidir. Ayrıca fiziksel ve elektronik dosya sistemlerini de düzenli tutar, böylece gerektiğinde bilgi hazır olur..

Sekreter temiz ve düzenli bir çalışma alanına sahip olmalı, çünkü genellikle şirket dışındaki kişilerin tesislerine girerken gördükleri ilk şeylerden biri..

6- Sunumların hazırlanması

Normal olarak, bir yönetici raporlarını bilgileri özetleyen ve hiyerarşiye giren sunumlar şeklinde sunmalıdır. Bu görev için genellikle sekreterinden yardım ister..

Sekreteryada bulunan kişi, orada görünen bilgilerin patronunun paylaşmak istediği verileri doğru şekilde yansıtmasını sağlamalıdır..

Ayrıca, yazım hatalarından arınmış bir sunum olduğunu ve şirketin grafik kimliğiyle tutarlı olduğunu da bilmelisiniz..

7- İdari gözetim

Aynı zamanda çalıştığı şirketin veya kurumun varlıklarının icabına bakmak için gerekli politika ve prosedürlere uyulduğunun farkında olmak bir sekreterin sorumluluğudur..

Patronunuzun hiyerarşik seviyesine göre, sekreter bütçe işlemlerinin detayını yansıtan verilerin doğruluğunu onaylayabilir.

Bir sekreter, yönetim kontrolü ve ofis içindeki kaynakların doğru yönetimi ile ilgilenmelidir..

Sanal sekreter

Çevrimiçi işlerin yükselmesiyle birlikte, sekreterlerin sayısı ortaya çıkıyor Online veya sanal asistanlar.

Bu sekreterler yukarıda açıklanan görevlerin çoğunu yerine getirir, ancak uzaktan. Bu gibi durumlarda, sekreterler hizmetlerini saat veya proje olarak alırlar..

referanslar

1. Kültür Parası (2015). Sekreterin 4 ana işlevi. Alınan: comofuncionaque.com
2. Kokemüller, Neil (s / f). Sekreterin görevlerinin listesi. Alınan: work.chron.com
3. Pymex (2016). İdari Sekreterin görev ve sorumlulukları. Pymex.pe'den alındı
4. Şimdi Gönüllü Olun (s / f). Sekreterin rolü nedir? Alınan kaynak: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Bir sekreterin yönetici asistanı olarak işlevleri nelerdir? Pyme.lavoztx.com adresinden alındı