Bir Otel Organizasyon Şeması Nasıl? (ve İşlevleri)



otel organizasyon şeması bir otelin iş süreçlerini, misyonunu, vizyonunu ve değerlerini yerine getirmek için ihtiyaç duyduğu işleri temsil eder.

Küçük, orta veya büyük her otel, günlük işlemlerini gerçekleştirmek için organizasyonel bir yapıya ihtiyaç duyar. Görevlerin bölünmesine yardımcı olmak, her bölüm için iş belirlemek ve bölümler arasında ve bölümlerin yetkilerini vermek için kullanılır..

Yukarıdaki organizasyon şeması 5 yıldızlı bir otelin karakteristiğidir, ancak 4 yıldızlı bir otel aynı sayıda daireye sahip olabilir. Yıldız sayısı, bölümlerin sayısına bağımsız olarak inebilir veya yükselebilir..

Örneğin, "NY King" oteli tüm daireleri tutabilir ve 4 ila 5 yıldız arasında yükselebilir. Ya da tam tersi; 5 ila 4 yıldız arasında inerler ve tüm bölümleri tutar.

Dairelerin sayısı otel tarafından sunulan hizmetlere bağlı olarak değişecektir. Belki de lüks bir otel -5 yıldız- müşteriler için turizm hizmetleri, spor salonu, yüzme havuzu, tenis kortları, SPA, disko ... Daha az büyüklükteki başka bir otel bu ek hizmetlere sahip olmayacak ve bu nedenle çok sayıda çalışan gerekmeyecek, bölümler.

Bir oteldeki en yaygın üst sıralar şunlardır: yönetici, pazarlama direktörü, muhasebe direktörü, personel direktörü, mühendislik direktörü, satın alma direktörü, oda yöneticisi ve restoran müdürü.

Bu konumlardan, otelin ana işlevini yerine getirmek için aşağı fakat daha az önemli olmayan diğerleri üretilir; Her oteldeki yıldız sayısına bağlı olarak, mümkün olan en yüksek kaliteyi sunan konukları ağırlamak.

Otel organizasyonundan kim sorumludur??

Normalde, bir şirketteki organizasyon şemasının yöneticisi İnsan Kaynakları direktörüdür..

Organizasyon şemasına ek olarak, her bir çalışanın fonksiyonlarının iyi tanımlanması için "iş tanımında" iyi tanımlanmış iş pozisyonlarına sahip olmanız gerekecektir. Bu, yeni çalışanları işe almak ve her çalışanın ne yapacağını bilmesi için gerekli olacaktır..

Öte yandan, dış kaynaklı insan kaynakları işlevine sahip oteller, özellikle otel zincirlerinin bir parçası olmayan daha küçük oteller var..

Oteldeki ortak işler ve işlevleri

1- Genel Müdür / Otel Müdürü 

En büyük sorumluluğun konumu:

  • Diğer tüm bölüm alanlarının mümkün olan en iyi şekilde işlediğini doğrulamak, otelin yönetiminden, kontrolünden ve geliştirilmesinden sorumludur..
  • Şirketin politikalarını ve yerine getirilmesi gereken hedefleri tanımlar..
  • Her departmanın, mükemmel hizmet kalitesi sağlayan, belirlenen hedeflere uyduğunu doğrulayın..
  • Otelin düzgün işleyişi için gerekli olan tüm yönlerden insan kaynakları yönetimi, pazarlama, güvenlik, kalite ve koordinasyonu yönetir.

2- Satış müdürü

Diğer ana departmanları tamamlamanın yanı sıra, ana işlevi satış ve reklamcılıkla uğraşmaktır:

  • Müşteri bulmak.
  • Şirkete sunmak.
  • Hizmetleri sunmak.
  • Müşterilerle yakın ilişkiler.
  • Reklam stratejileri geliştirmek.
  • Otel hizmetlerini tanıtın.
  • Potansiyel müşterileri arayın.
  • Satış sonuçlarını muhasebe ve finans departmanına bildirin.

Satış Asistanı

Bu pozisyonun asıl amacı, üst düzey ve / veya satış müdürünüzün çalışmalarını desteklemek, idari düzende vadesi gelen bir işlemi gerçekleştirmek için fatura toplamanın yanı sıra, yapılan satışları kontrol etmek, sınıflandırmak ve sipariş etmek.

Oda departmanı, bu amaç için rezervasyon taleplerini ve müşteri hizmetlerini yakalamaktan ve aynı kontrolleri ve ödemeleri kontrol etmekten sorumlu olan kişidir..

Ayrıca, odaların temiz olduğunu, resepsiyonistlerle ve kat görevlileriyle yakın işbirliği içinde çalıştığını denetlemelisiniz..

Odaların uygunluğunu belirleme ve rezervasyonları kabul etme ve onaylama görevi vardır..

Gözetmen veya rezervasyon müdürü, bölümün iyi performansını yönlendirmekle yükümlüdür ve rezervasyon acenteleri gelen tüm farklı yollarla (iletişim, grup rezervasyonları, çevrimiçi, turlar, operatörler, vb.) ilgili depozitolardan parayı yönetin ve yapılan rezervasyonları garanti edin.

Satış Sorumlusu

En önemli işlerden biri çünkü ne yapmaları gerektiğini belirtmeleri gereken bir satış elemanı portföyünden sorumlu..

Çalışanlarının her birinin yaptıklarından sorumludur, tüm hesapların hareketini bilmeli ve onlarla herhangi bir sorun varsa, bunun sorumluluğunu almalıdır..

Hesap beyanlarının detaylı bir indeksini sağlamalı, şirketiniz için önemli hesaplar elde etmek için inisiyatif almalısınız..

Şirketin başarısı veya başarısızlığı onlara bağlı, aşırı derecede bağlılık ve sorumluluk gerektiren çok karmaşık bir pozisyon.

3- Servis yöneticisi

Servis departmanını denetlemekten sorumludur:

  • Maliyetleri kontrol et.
  • Sadık bir müşteri edinin.
  • Çalışanlar arasında iyi ilişkiler kurmak.
  • Tüm müşterilerin hizmetlerinin şüphe ve kaygılarını çözmek.
  • Satış hedeflerini yerine getirmek.
  • Etik standartları uygulayarak örnek olun.
  • Yüksek kalitede bir teklifin yapıldığından ve işletmenin kârlı olduğundan emin olun.

İdare ve finans

Bu önemli bir durumdur çünkü idari konular üzerinde kontrolünüz vardır, Genel Müdür ile konuların nasıl dağıtılacağı konusunda hemfikir olmanız ve sizi ilgili farklı aşamalar ve olaylar hakkında bilgilendirmeniz gerekir..

Şirket müdürlükleri ve birimleri ile birlikte finansal kaynakları, bütçeleri, giderleri, giderleri ve yatırımları yönetmelisiniz..

Finansal kaynakların yönetimini denetler, hükümet tarafından düzenlenen güvenleri koordine eder, personel yönetimi ile ilgili süreçleri denetler.

Kurumun maddi kaynaklarının, vekillik ve genel hizmetlerinin temini ve teminini tescil ettirir ve tutar..

İş stratejileri

Adından da anlaşılacağı gibi, yeni pazarlara katılmak ve şirketin güçlerini güçlendirmek için stratejiler ve planlar oluşturmaktan ve aynı zamanda dernek veya kuruluşun her bir üyesinin deneyim ve bilgisini geliştirmekten sorumludur..

Başlıca işlevi, şirketin satış faaliyetleri, pazarlama yönetimi, tanıtım ve dağıtım, satışları planlama, farklı dağıtımları organize etme konusundaki doğrudan sorumluluğuna odaklanmaktadır..

Ürünlere ve alanlara göre satışlarla ilgili hedefleri atayın, şirketin başarısını geliştirmek için stratejik planlar oluşturun, müşterileri ve tanıtımları daha uygun olabilecek yerleri inceleyin.

Sorumlu personelin satış ruhunu teşvik eden bir ekip çalışması ortamını teşvik eder..

Müşteri sorunlarının olası şikayetlerini ve şikayetlerini analiz etmek.

Satış fiyat ve koşullarını belirlemek için tasarım politikaları.

Bölümünüzdeki kişilerin eğitim sürecini artırmak için planlar oluşturun..

Hizmet kalitesi bakımından farklı prosedür ve iyileştirmelerin alınması, filtrelenmesi ve dağıtılmasından sorumludur..

Muhasebeci ve muhasebe

Mali ve muhasebe işlemlerini analiz ve kontrol etmekten sorumlu bölüm.

Ayrıca yıllık bütçelerin hazırlanması, gelir tahminleri, finansal tablolar, finansal durum hakkında raporların oluşturulması, denetçinin bürosu tarafından yapılan denetimler vb..

alışveriş

Şirketteki işlerin doğru gelişimi için çok önemli bir pozisyondur, çünkü tedarik zincirinden sorumludurlar ve gerekli tüm malları satın alırlar, böylece kuruluş etkin bir şekilde çalışır..

Kendi ürünlerinin üretimi için satış amacıyla ve / veya hammadde olarak şirketin kullanımı için alım yapılabilir..

Bu pozisyon aynı zamanda nakliye veya pazarlama ile ilgili hizmetlerin satın alınmasını da içerir..

Kuruluşun yönetimi için bilgi kullanımından ve bilgisayar sistemlerinin kullanımından sorumludurlar..

Bilgisayar bilimi ve teknolojisi ile ilgili tüm faaliyetleri çalıştıkları şirkette planlar ve yönlendirir.

Önceden yükseltilmiş hedeflere ulaşmak için planların tasarımında iş hedeflerini belirlemek.

4- Müdür Yardımcısı

İkincisi olmadığında yöneticinin tüm görevlerini yerine getirmekten sorumludur..

Genel olarak, önce yöneticiye danışmadan önemli kararlar vermez, ancak otelin normal gelişiminde ortaya çıkabilecek rutin ve genel konularda karar vermesi durumunda.

Böylesine önemli bir konumu üstlenmek, tüm işlevleri, personeli, görevlerini, değişimlerini vb. Bilmek için gereken tüm bilgi ve bilgiler ile eğitilmelidir..

Ek olarak, yasal normların bilgisi, yasalarla ilgili sorunların içine girmekten kaçınamayan bir şey değildir..

İşlerin beklentilere göre gitmemesi durumunda hızlıca çözmeniz ve her şey için B planına sahip olmanız gerekir..

Çeyrek bölüm yöneticisi

İşiniz, bölgenizle ilgili işletme politikalarının her birinin yerine getirilmesini planlamak, denetlemek ve kontrol etmektir:

  • Grupların ve sözleşmelerin işleyişini planlamak ve denetlemek.
  • Aylık istatistikleri analiz et.
  • Bölgenizdeki hizmetlerin sağlanması için standartlar ve normlar belirleyin.
  • Bölgenizle ilgili şikayetler alın.
  • Bakım başkanı ile işlerinin uygun performansını koordine eder.

Resepsiyon başkanı

Kabul departmanının görevlerini düzenleyin ve kontrol edin:

  • Sorumlu personelinizin programını hazırlayın.
  • Şikayetleri yönet.
  • Gerekirse diğer bölümlerle iletişim kurun.
  • Müşteri hizmetlerine özen gösterir ve soru veya endişeleri giderir.
  • Müşteri ile temastan sorumlu asıl sorumludur..

idareci

Bu bölüm, otel genelinde en fazla çalışan sayısına sahiptir ve temel olarak tüm tesisin temizliğinden sorumludur: hem otelin ortak alanları, hem de koridorlar, ofisler, odalar vb..

Bu pozisyon son derece önemlidir, çünkü temizlik bir otelin tanıtım mektubudur, bu büyük ölçüde başarı veya başarısızlığa bağlıdır..

Eğitim almalı, çalışanlar arkadaş canlısı olmalı ve misafirlere sıcaklık aktarmalı.

Yiyecek ve içecek müdürü

Daha önce otel tarafından belirlenmiş tarifleri ve standartları takip ederek otelin mutfak alanında hazırlanan yemek ve içeceklerin her birinin hazırlanmasını ve dekorasyonunu denetlemekten sorumludur..

Diğer çalışanların işlevlerinin doğru şekilde geliştirilmesini sağlamak, malzemelerin iyi işlenmesi, malzeme israfından kaçınmak, menüyü hazırlamak, tatlılar, likörler, genel envanter vb. Alanlarını izlemek..

Gerekli satın alımları yapmalı ve şarap imalathanelerini kontrol etmeli.

Sorumlu tüm personelin kontrolü sizde olsun.

Halka ilgi kaptanı

Restoran veya kafeterya tarafından sunulan hizmetlerin doğru bir şekilde işletilmesinden sorumludur..

  • Müşteri almak.
  • Onu masaya eşlik eder.
  • Öneri al.
  • Lokantayı ateşle.
  • Herkesin işini yaptığını kontrol et.
  • Malzemeleri kontrol et.
  • Gerekirse garsonlara yardımcı olun.

Personeli kontrol etmek, menü oluşturmak, hammaddelerin ve diğer ürünlerin rasyonel kullanımını izlemekten, bulaşıkların çıktısını ve kalitesini kontrol etmekten, diğer çalışanların çalışma planlarını kendileri altında belirlemekten sorumludur.

Genel Hizmetler Müdürü

Makine ve ekipmanın bakımı ve önlenmesi için yıllık bir program geliştirmekten sorumludur.

Mülkün mimari koşullarını korumak ve geliştirmek için gerekli tüm önlemleri alın..

Temel hizmetlerin yönetimi, onu bütünleştiren alanları desteklemek, mülk ve sakinlerinin güvenliğini korumak, güvenlik ve hijyen komisyonunu işletmek.

Bakım Müdürü

  • Üretimin yarıda kalmaması için rekor sürede ortaya çıkan tüm sorunları çözmesi gerekir..
  • Sorumlu personeliniz için bakım iş emirlerini düzenlemeli ve koordine etmelisiniz.
  • Bakım çalışmaları yapmak için gerekli malzemelerin teslimini ve alınmasını koordine eder.
  • Yapılan işin sırasını ve kalitesini doğrulayın.
  • Depoda depolanan malzemelerin kaldırılmasına izin verin.
  • Gerekirse, tesislerde mevcut olan ekipman, malzeme ve araçlarla ilgili eğitim verin.

Güvenlik sorumlusu

Mesleki risklerin önlenmesinden sorumludur..

  • Olası risk durumlarını analiz edin.
  • Ayrıntılı güvenlik planları.
  • Ekibi kontrol et.
  • Sistemleri denetler.
  • Müşterilerin ve çalışanların güvenliğini sağlar.
  • Yapılan her şey ve olanlar hakkında raporlar hazırlayın.
  • Park kontrolü.

Bahçe başkanı

Bahçe ve bakımı ile ilgili her şeyden sorumlu.

İdari yönetici

Görevi, şirketin idari yönetimini planlamak ve yönlendirmektir..

  • Tedarikçilerle ilişkileri yönetin.
  • Personel disiplin kontrolü.
  • Üretim stratejileri vb. Oluşturun..

İnsan kaynakları sorumlusu

İnsan kaynaklarının kontrolü ile ilgili her şeyden sorumludur ve Genel Müdür ve diğer yöneticilerle doğrudan temas halinde çalışır..

  • Olumlu bir çalışma ortamı sağlamalıdır.
  • İK alt sistemlerini düzenleyin.
  • Çalışanlar arasında arabuluculuk çatışmaları.
  • Çalışan-şirket ilişkilerinin refahını sağlamak.

Depo sorumlusu

Şirkete ait tüm malların, ekipmanların, ürünlerin, aletlerin ve genel olarak malların girdi ve çıktılarını kontrol eder..

Ayrıca doğru ve etkili kontrol için denetim ve stoklar gerçekleştirir.

Muhasebe yardımcısı

Görevleri, bulabileceğimiz birçok işlevden bazıları: muhasebe görevleriyle ilgilidir:

  • Stok yönetimi.
  • Hizmetlerin ödenmesi.
  • Vergi beyannameleri.

İdari asistan

Başlıca işlevleri:

  • Yazışmaları işleyin, belgeleri alın, çağrıları yanıtlayın, ziyaret edin, belgeleri arşivleyin, dosyaları işleyin, gündemi güncel tutun vb..

Başka bir şema: