Belgelerin Yaşam Döngüsü Nedir?

belgelerin yaşam döngüsü bir dosyanın faydalı ömrü boyunca geçiş yaptığı art arda aşamalardan oluşur. Bir belgenin oluşturulmasından, tüm kullanım ve değişikliklerine kadar, imha edilme veya kalıcı olarak dosyalanma zamanına kadar değişen bu aşamalar.

İkinci Dünya Savaşı'ndan sonra Amerika Birleşik Devletleri'nde belgelerin yaşam döngüsü kavramı oluşturuldu. Bu birikmiş çok sayıda dosyayı yönetmek için uygun bir yol bulma ihtiyacından kaynaklanıyordu..

Her disiplin, yaklaşımlarını ve dosyanın niteliğini göz önünde bulundurarak, belgelerin yaşam döngüsünü farklı şekillerde ele alır..

Örneğin, bir yasal belgenin yaşam döngüsü akademik bir belgeninkilerden farklı aşamalara sahip olabilir..

Her durumda, bir belgenin ne kadar süreyle saklanması gerektiği, nasıl saklanması gerektiği veya doğru kullanımının ne olması gerektiğine ilişkin düşünceler değişebilir. Benzer şekilde, yaşam döngünüzün aşamalarına farklı yaklaşımlar da vardır..

Örneğin, bir şirket için veya bir devlet kurumu için yaşına bağlı olarak değeri olmayan belgeler olabilir. Ancak bu aynı arşivler müze için tarihi değeri yüksek olabilir.

Diğer bir temel fark ise analog ve dijital belgeler arasındaki farktır. Her ne kadar, önem belgelerin içeriğinde yer alsa da, dijital dosyaların varlığı, kullanımlarındaki ve yaşam döngüsünün aşamalarındaki özellikleri belirtir.

Üç yaş evrak

1972'de tarihçi Carlos Wyffels, Üç Çağ teorisini önerdi. Buna göre belgeler, kullanımlarının dönüştürüldüğü hayati bir sürece sahip nesnelerdir..

Genel olarak, belgeler oluşturulduktan hemen sonra ve belirli bir süre için yoğun bir şekilde kullanılır..

Bununla birlikte, zaman içinde bu kullanım tamamen arşivlenene veya tahrip edildiğinden dolayı tamamen durdurulana kadar azalır..

Wyffels'e göre, tüm belgelerin geçtiği bu döngü üç yaşa ayrılmıştır: idari ya da aktif yaş, orta ya da yarı aktif yaş ve etkin olmayan ya da tarihi yaş..

İdari veya aktif yaş

Bir belgenin aktif dönemini ifade eder. Yaratılış anında başlar ve sıklıkla danışıldığı, aktarıldığı ve paylaşıldığı farklı aşamalardan geçer..

Örneğin, bir kamu hizmeti biletinin idari yaşı, üretildiği zaman başlar. Ardından, sınırlı bir süre için hareket etmeye devam ediyor: bir postacı teslim ederken veya e-postayla gönderildiğinde, danışıldığında ve ödendiğinde.

Orta veya yarı aktif yaş

Belgenin yaratıldığı yardımcı programı kaybettiği dönemdir. Dolayısıyla idari çağda olduğu kadar aktif bir kullanımı yoktur. Bununla birlikte, konserve edilir ve nadiren konsülte edilebilir..

Örneğin, bir servis biletinin orta yaşı, ödemeden sonra bir klasöre dosyalandığında başlar. Bir daha asla danışılmayacak olması muhtemeldir, ancak herhangi bir endişe durumunda arşivlenmeye devam eder.

Belgelerin yarı aktif ömrü, belgenin türüne ve içeriğe göre değişebilir. Örneğin yasal bir belge, kamu hizmeti biletinden daha aktif bir ömre sahip olabilir..

Etkin olmayan yaş veya tarihsel yaş

Dosyaların son dönemini ifade eder. Ancak, tüm dosyalar aynı hedefe sahip değildir. Doğalarına bağlı olarak, tarihi veya tahrip olabilirler.

Tarihi arşivler kültürel ya da araştırma değeri olanlardır. Bu nedenle, bu aşamada, onları mümkün olduğu kadar tamamen korumak için koruma yöntemleri aranır..

Belgelerin yaşam döngüsünün aşamaları

Üç çağın teorisi genel olarak tüm belgelerin içinden geçtiği temel aşamaları belirler..

Bununla birlikte, belgelerin kullanışlılığını ve manipülasyonunu tanımlayan daha özel aşamalar da vardır..

Bir dokümanın geçtiği aşamalar değerine, kullanımına ve içeriğine bağlıdır. Bu özelliklere göre, hangisinin geçmesi gerektiği ve bunların her biri için teknik ve idari düzenlemeler olduğu tespit edilmiştir..

Bunlar, bir belgenin kullanım ömrü boyunca geçtiği ana aşamalardan bazılarıdır:

1-oluşturulması: Basılı veya dijital formatta belgenin oluşturulmasından oluşur..

2-Saklama: Belgenin oluşturulduğu formata göre fiziksel veya dijital olarak saklanır. Bazı durumlarda, sürecin bir parçası olduğunda, sayısallaştırma aşaması da göz önünde bulundurulur..

3-Sınıflandırma: Her bağlamda oluşturulan parametrelere göre belgelerin düzenlenmesi, sınıflandırılması veya endekslenmesi anlamına gelir.

4-Transferi: bir belgenin özelliklerine göre gönderilmesini ve / veya teslim edilmesini ifade eder. Gerçekte, bu, fiziksel posta yoluyla yapılan bir teslimat veya durumdaki gibi bir e-posta gönderimi anlamına gelebilir..

5-dağılımı: Bu aşama kamu kullanımı veya ihtiyacı olan belgelere atıfta bulunur, bu nedenle yaratıldıktan sonra belirli bir grup kişiye açıklanması gerekir..

6-Ortak kullanım: Şu anda, dosyalar kullanım ve paylaşılan düzenleme için düzenlenebilir. Bu aşama son zamanlarda ortaya çıkmıştır ve yalnızca dijital belgeler için kabul edilir..

7-Sorgu: Belgelerin, istişare edilebilecek şekilde düzenlendiği aşamayı ifade eder. Bu süreçte, bilgiye erişmesi beklenen halka bağlı olarak güvenlik ve / veya erişilebilirlik hükümleri çok önemlidir..

8-Dosyalama veya imha: Bu, tüm belgelerin yaşam döngüsünün son aşamasıdır. Korunması için yeterli tarihsel değere sahip olup olmadığına karar verildiği zamana karşılık gelir, aksine tahrip edilir.

araç

1. Darmouth Koleji. (S.F.). Belge Yaşam Döngüsü: Tanımlar, Destek Teknolojileri ve Uygulamaları. Alındığı kaynak: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Belgelerin yaşam döngüsü: 3 yaş teorisi. Alınan kaynak: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Elektronik Belge Yönetimi Yaşam Döngüsü Nedir? Alınan kaynak: documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). Belge yaşam döngüsü. Alınan: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Belgelerin yaşam döngüsü - İspanyol arşiv sistemi. Alınan: normadat.es.