Yönetici sekreter profili, gerekli beceriler ve fonksiyonlar

icra sekreteri bir şirket veya kuruluştaki üst düzey çalışanlara azami destek sağlamak için çalışan bir iş veya meslektir. Yöneticilerin zamanlamasını organize edecek ve koruyacak ve çok çeşitli idari görevleri yerine getirmelerine yardımcı olacak kim olacak..

Amaç, kendisine verilen tüm idari görevlerin zamanında ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlayarak, işletmenin genel verimliliğine katkıda bulunmaktır. Sekreter idari destek sağlayan kişidir. Yazma, dosyalama, telefona cevap verme ve mesaj gönderme gibi görevleri yapabilirler..

Öte yandan, yürütme sekreteri veya idari asistan da bu faaliyetlerin bir kısmını ofis koordinasyonu, ürün araştırması, tedarikçilerle etkileşim, ürün sipariş etme ve veri tabanı oluşturma ile birlikte gerçekleştirmektedir..

Normalde, yönetici sekreterler sekreterlerden daha yüksek maaş alırlar, çünkü üst düzey işlevleri yerine getirirler ve ofis verimliliğini hızlandırırlar.

indeks

• 1 Gerekli profil
• 2 Gerekli beceriler
• 3 İşlev
  • 3.1 Sorumluluklar
• 4 Kaynakça

Gerekli profil

- İşletme veya ilgili alanlarda lisans derecesi.

- Yönetici sekreter veya benzeri bir idari rol olarak kanıtlanmış deneyim.

- Microsoft-Office yönetiminin ayrılmaz bir şekilde ve "arka ofis" yazılımında, örneğin ERP sistemlerinde yetkin olması gerekir.

- Temel muhasebe büroları ve prosedürlerinin idaresinin yanı sıra sektörde ele alınan ilgili teknik kelime hakkında derin bilgi.

- Temel araştırma yöntemleri ve raporlama teknikleri ile aşinalık.

- Mükemmel organizasyon ve zaman yönetimi becerileri.

- Üstün iletişim ve müzakere becerileri.

- Bütünlük ve gizlilik.

Yönetici sekreterleri, büyük bir zaman yönetimi ve çoklu görev yeteneği olan hızlı profesyoneller olmalıdır. Yöneticilerin diğer görevlerden endişe duymadan yönetsel sorumluluklarına odaklanmaları, çalışmalarındaki özen ve yetkinlikleriyle ilgilidir..

Birçok yönetici günlük işleri koordine etmek ve gündemde tutmak için genel sekreterine güveniyor. Yöneticinin zamanının koruyucusu olarak çok fazla dokunma ve iddialı olmaları gerekir..

Gerekli beceriler

Yönetici sekreterleri, yazma, dilbilgisi, imla ve noktalama gibi temel becerilerde etkin olmalı ve ofis ekipmanı ve kelime işlem, elektronik tablolar ve grafikler gibi genel yazılım uygulamalarını kullanma konusunda deneyime sahip olmalıdır..

Aynı şekilde, çeşitli sorumlulukları etkin bir şekilde ele almak için zaman ve kapasiteyi yönetmek için mükemmel becerilere sahip olmalıdırlar..

Öte yandan, bir yürütme sekreterinin ayrıca iyi karar, diplomasi, takdir yetkisi ve sorunları özerk bir şekilde çözme becerisi gibi başka niteliklere de ihtiyacı vardır..

Halkla etkileşime girmek, rapor yazmak ve yayınları gözden geçirmek için güçlü iletişim becerilerine ihtiyaç duyarlar..

Aktif olarak dinleyin

Diğer kişilerin söylediklerine tam olarak dikkat etmeyi bilmeli, yapılan noktaları anlamak için zaman ayırmak, uygun sorular sormak ve uygunsuz zamanlarda rahatsız etmemek.

Okuduğunu anlama

İşle ilgili belgelerde cümle ve yazılı paragrafların tam olarak anlaşılması.

Zaman yönetimi

Hem kendi zamanınızı hem de başkalarının zamanını verimli bir şekilde yönetmeyi öğrenin.

Nasıl konuşulacağını bilmek

Bilgiyi etkili bir şekilde aktarabilmek için diğer insanlarla net konuşun.

yazı

İzleyicinin ihtiyaçlarına en uygun olana göre yazılı olarak etkin iletişim kurar..

Eleştirel düşünme

Alternatif çözümlerin, sonuçların veya ortaya çıkan sorunlara yaklaşımların güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek için mantık ve muhakeme kullanımı.

Proaktif öğrenme

Sorunları çözmek ve mevcut ve gelecekteki kararları almak için yeni bilgilerin sonuçlarını anlayın..

koordinasyon

Diğerlerinin eylemleriyle ilgili eylemlerin ayarlanması.

yorumu

İyileştirmeler yapmak veya düzeltici önlemler almak amacıyla, kendisinin, diğer kişilerin veya kuruluşların performanslarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi.

fonksiyonlar

Bir icra sekreteri küçük para ve muhasebe işlemlerinden sorumlu olabilir, ancak aynı zamanda bir bütçeyi de yönetebilir. Bir web sitesinde makaleler yayınlayabilirsiniz, ancak web sitesini tasarlayabilir ve yönetebilirsiniz.

Veri girişini, raporlama işlevleri için tasarladığınız ve kullandığınız bir e-tabloda yapabilirsiniz..

Bir yönetici sekreter idari personeli denetleyebilir. Sık sık doğrudan CEO'ya rapor verir ve bir veya daha fazla üst düzey yöneticiyi destekleyebilir.

sorumluluklar

Yöneticilere dikkat

- Yöneticilerin gündemini sağlayın ve randevular, yönetim kurulu toplantıları, konferanslar vb. Planlamasında yardımcı olun..

- Toplantı tutanaklarını ve dakikalarını yapmak için toplantılara katılın, ardından derleyin, kopyalayın ve dağıtın.

- Yöneticiler için tüm seyahat düzenlemelerini yapın: Geçiş satın alma, otel rezervasyonu, seyahat giderlerinin teslimi, yönetim ve ilgili belgelerin gözden geçirilmesi vb..

- Zorunlu araştırmaları yürütünüz, veri toplayın ve tayin edildiği şekilde, yöneticiler, komiteler ve yönetim kurulları tarafından değerlendirilmek ve sunum için belge veya raporlar hazırlamak.

- Güvenli kaldıklarından emin olarak gizli belgeleri kullanın..

İç ve dış etkileşim

- Telefon görüşmelerini alın ve filtreleyin, uygun olduğunda uygun kişiye yönlendirin.

- Tüm gelen veya giden yazışmaların (e-posta, mektuplar, fakslar, paketler vb.) Yönetilmesi, önceliklendirilmesi ve dağıtılması, gelen notların, sunumların ve raporların önemini belirlemek ve dağıtımını planlamak için okumak ve analiz etmek.

- Rutin sorguları içeren yazışmalara cevaplar hazırlayın.

- Siparişlerin daha karlı olmasını sağlamak için ofis malzemelerinin kullanımını izleyin ve tedarikçilerle görüşün..

- Yöneticiler, komiteler ve yönetim kurulları adına bireyler, özel ilgi grupları ve diğerleri ile tanışın.

- Ziyaretçilere hoş geldiniz ve belirli insanlara erişim izni verilip verilmeyeceğini belirleyin.

İdari destek

- Elektronik ve kağıt kayıtlarınızı arşiv altında tutun, bilgilerin hızla alınabilmesi için düzenli ve kolay erişilebilir olmasını sağlayın.

- Kelime işlem yazılımını, elektronik tabloları, veritabanlarını ve / veya sunumları kullanarak, muhasebe işlemlerinde ilgili yardımı da içeren faturaları, raporları, mektupları, finansal tabloları ve diğer belgeleri hazırlayın.

- Yönetim sistemlerini sürdürme ve temel muhasebe görevlerini yerine getirme gibi genel ofis görevlerini yerine getirme.

- Yöneticilere yardımcı olmak için kayıtlar ve bütçe hazırlama gibi ofis hizmetleri koordine ve doğrudan.

- Hem ofis çalışanları için hem de organizasyon için idari politika ve prosedürleri oluşturmak ve denetlemek.

- İş akışı, raporlama prosedürleri veya harcamalar gibi alanlarda iyileştirmeler yapılıp yapılmayacağını belirlemek için operasyonel uygulamaları ve prosedürleri gözden geçirin..

- Diğer idari personeli denetleyin ve eğitin.

referanslar

1. Çalışılabilir (2018). Genel Sekreter iş tanımı. Alındığı yer: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Sekreter ve Yönetici Sekreter Arasındaki Fark. İş - Chron. Alındığı yer: work.chron.com.
3. Kariyer Planlayıcısı (2018). Genel Sekreter ve İdari Asistan. Alındığı kaynak: job-desentations.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Genel Sekreterlik Görev Tanımı. Alındığı yer: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Genel Sekreter Sorumlulukları. Alındığı kaynak: bestsampleresume.com