Bir Şirketin Prosedürleri El Kitabı Neleri Sunar, Nasıl Hazırlanır?

prosedürler kılavuzu bir şirketin Bir iş atamasının nasıl tamamlanacağına ya da işyerinde ortaya çıktığında belirli bir durumla nasıl başa çıkılacağına dair talimatları adım adım gösteren bir belgedir. Şirketin en iyi uygulamalarını ve ana iş süreçlerinin tanımlarını içerir.

Bu el kitabı ayrıca, işin nasıl gerçekleştirilmesi beklendiğine ilişkin yöntem ve standartları da içermektedir. Prosedürlerin el kitabının oluşturulması, şirketi büyümeye doğru yönlendirmeye, eğitimi basitleştirmeye ve ölçeklendirme yeteneğini kolaylaştırmaya olanak sağlar..

Bu kılavuz üç halkalı bir ciltçi, ağ paylaşımlı bir sürücüdeki bir klasör veya çevrimiçi olarak yayınlanan çevrimiçi bir sürüm olabilir. yazılım prosedürlerin uygulanması. Herkes prosedür kılavuzunun ne yaptığını ve birinin ihtiyaç duyduğu zaman nerede bulunabileceğini anlamalıdır..

Bir prosedür el kitabı yazmak, herhangi bir belirli süreçte yer alan adımların açıkça anlaşılmasını gerektirir. Şirket büyüdükçe yeni prosedürlere ihtiyaç duyulacak. Prosedürler kılavuzu bir prosedürler kütüphanesi olarak da düşünülebilir..

El kitabı, yeni çalışma prosedürleri için bir model olarak kullanılabilecek prosedür örneklerini barındırmaktadır. Kuruluşun tüm çalışanları şirketin politika ve prosedürleri konusunda eğitilmelidir; prosedür kılavuzuna her zaman anında erişebilmeleri gerekir.

indeks

• 1 Ne için kullanılır??
• 2 Nasıl yapılır?
  • 2.1 Merkezi süreçleri tanımlamak
  • 2.2 Giriş yaz
  • 2.3 Her işlem için bir akış şeması oluşturun
  • 2.4 İşlemi okumak için başka bir kişiye verin.
  • 2.5 Kontrol listeleri ve formlar oluşturun
  • 2.6 Bir prosedür kılavuzuna dahil edin
• 3 Örnekler
• 4 Kaynakça

Bu ne için??

İyi yazılmış bir prosedür el kitabının kullanılmasıyla, bir şirket yeni çalışanların eğitimini daha etkin bir şekilde sağlayabilir.

Eğitimin ötesinde, bir prosedür el kitabı mevcut ekip üyelerine en az kullanılan prosedürleri öğrenmek, doğru formaliteyle yapılmasını sağlamak ve kalite kontrolünü sağlamak için bir kaynak sağlar..

Çalışanlar onlardan ne beklendiğini anlamalıdır. Denetim otoritelerinin iş süreçlerini yönetmek için bir prosedür kılavuzuna ihtiyacı vardır. Standartları belgeleyerek, büyüme, kalite ve müşteri memnuniyeti için önemli olan iletilmek.

İşlevsel bir alanı etkileyen politikalar ve prosedürler sayesinde, ön safha çalışanlar etkili ve zaman kazandıran kararlar alma yetkisine sahiptir..

Etkili prosedürler kılavuz, bölümler arası iletişim için uygun yöntemler sunar, personelin gereksiz denetime gerek kalmadan günlük iş sorunlarını çözmek için birlikte çalışmasına izin verir..

Prosedürler kılavuzunun amacı, şirketin iletişim yollarını ve araçlarını yansıtmak, hizmeti gerçekleştirmek veya ürünü en düşük maliyetle ve mümkün olan en kısa sürede üretmek için farklı içerikleri düzenlemek olmalıdır..

İş tatmini ve yüksek çalışan motivasyonu sağlamanın ek yararı var..

Nasıl yapılır?

Bir prosedür kılavuzu geliştirmeden önce politika, merkezi süreç ve prosedür arasındaki farkı anlamak önemlidir..

- Politika, uzun vadeli hedefler doğrultusunda faaliyetlerini yönlendirmek ve sınırlandırmak için bir kuruluşun liderliği tarafından formüle edilmiş ve uygulanan temel ilkeler ve bunlarla ilgili kılavuzlardır..

- Temel süreç, girdilerin ürünlere dönüştürülmesi için her aşamada bir veya daha fazla kaynak (çalışan zamanı, enerji, makine, para) kullanan birbirine bağlı ve bağlantılı prosedürlerin dizisidir. Bu sonuçlar, bilinen bir hedefe veya nihai sonuca ulaşılıncaya kadar bir sonraki aşama için girdi görevi görür..

- Prosedür, bir görevi doğru bir şekilde belirlemek için aynı sırada yapılması gereken adımlarla (açıkça tanımlanmış başlangıç ​​ve bitiş noktalarını içeren) tanımlanmış bir faaliyetler dizisi veya sabit bir eylem sürecidir..

Merkezi süreçleri tanımlamak

Şirketin sahip olduğu tüm merkezi süreçler düşünülmelidir. Dahil edilecek tüm işlemlerin bir özetini oluşturarak, prosedürlerin kılavuzunda hangi işlemlerin tanımlanacağını ve haritalanacağını tanımlamakla başlar..

Her bir sürecin yerleştirilmemesi mümkün olsa da, en temel ve önemli olanları oluşturmak önemlidir. Örneğin, bir restoran belirli bir yemeğin nasıl yapıldığına ilişkin merkezi süreçleri tanımlayabilir, ancak en az önemlisi restoranın temizlenmesi işlemi de önemlidir..

Kapsanması gereken temel işlemlerin bir listesi oluşturulmalıdır, böylece her biri haritaya konduktan sonra prosedürler kılavuzuna dahil edilebilir. Program, el kitabını yazmaya başladığınızda hiçbir görevden ayrılmadığınızdan emin olmak için bir rehber görevi görür..

Bir giriş yaz

El kitabında neyin dahil edildiğine, el kitabını kullanacak kişilere doğrudan hitap eden, el kitabını kullanırken okuyucunun neler bekleyebileceğini ve el kitabını kullanmanın en iyi yolunu (örneğin, "baştan sona okuyun") içeren kısa bir açıklama ekleyin. son "veya" gerekli prosedürleri aramak için referans olarak kullanın ").

Her işlem için bir akış şeması oluşturun

Her işlem, onu tamamlamak için gerekli olan adımlar veya görevlerle tanımlanır. Bir adım atlanırsa, bir siparişi kaybetmek veya geciktirmek veya hatalı bir son ürüne sahip olmak anlamına gelebilir. Bir akış şeması oluşturmak iş akışını tanımlamak içindir.

Bir kılavuzu tamamlamak için bir seferde bir işlemle başlamalısınız: ilk şema işlemiyle başlayın. İşlemi tamamlamak için gerekli adımlar açıklanır, ardından detaylar iade edilir ve detaylar her adım için yazılır..

Her adımın net ve kısa olduğundan emin olmalısınız. Her adım, herkesin talimatları izlemesi için yeterli ayrıntı sağlamalıdır.

Örneğin, satış işlemi için bir prosedürün İnternetteki bir gereklilik tarafından yaratıldığını varsayalım. Öncelikle, bilgi talebinde bulunduktan sonra potansiyel müşteriyle nasıl iletişime geçildiğiyle ilgili bir akış şeması hazırlanır: telefon görüşmesi, e-posta veya kısa mesaj ile.

Olası müşteriyle başlangıçta bağlantı kurulamadıysa, satış ekibinin kaç kez takip ettiği, her bir kişiyle ilgili özel komut dosyaları kullanılarak hesaplanır..

Müşteriyle bağlantıya geçildiğinde, müşterinin ürünü satın alıp almadığına veya beklemeye karar vermesine bağlı olarak, bir dizi izlemenin yanı sıra farklı bir komut dosyası atanır.

İşlemi okumak için başkasına verin.

Bir iş arkadaşınızın veya tanıdığınız birisinin okuyup yazılan talimatları izlemesi önemlidir. Bu kişi, tamamlayamadığınız veya anlamadığınız adımlar varsa değerli yorumlar sağlayabilir..

Prosedür, yorumlara dayanarak hata ayıklandı. Yönergeleri yeniden yazmanız, düzenlemeniz veya eklemeniz gerekebilir.

Kontrol listeleri ve formlar oluşturun

Herhangi bir işlem için ekip üyelerinin form veya kontrol listesini takip etmesi daha kolaydır. Bu nedenle haritalanmış sürece dayanarak ayrıntılı bir şablon geliştirilmelidir..

Müşteri girdiğinde belirli bilgileri toplamanız gerekiyorsa, şablonun özlü bir şekilde sunulan tüm gerekli bilgilere sahip olduğundan emin olmalısınız..

Ekip üyelerinin, özellikle bir müşteri onların önünde otururken, prosedürün belirttiği her şeyi hatırladığı varsayılmamalıdır. Kontrol listeleri ve formlar akış şemasına ve sürecin adımlarına ek olarak entegre edilmelidir..

Bir prosedürler kılavuzuna entegre edin

Her işlem için bir akış çizelgesi atandıktan ve tüm destek belgesi şablonları oluşturulduktan sonra, tam bir prosedür el kitabına entegre edilir. Kılavuz bölümlere göre düzenlenmiştir..

Örneğin, prosedürler kılavuzu "Satış", "İşlemler" ve "Dağıtım" bölümlerine sahip olabilir. Her bölüm, genel olarak ürünlerin genel tesliminde her bir merkezi işlemin gerçekleştirildiği sıraya göre, o bölümün merkezi işlemlerine ayrılır..

"Dağıtım" bölümünde, "Siparişi al", "Teslimat için paketleme", "Nakliye" ve "Takip" gibi çeşitli ana işlemlere sahip olabilirsiniz..

Prosedürler el kitabı bir içindekiler tablosu ile düzenlenmiştir ve her prosedür başlığın koyu bir başlığı ile açıkça listelenmiştir..

El kitabının adı, bir içindekiler tablosu, giriş ve içindekiler sırasındaki işlemleri içeren bir kapak içerir..

Ekip üyelerinin departmanlarındaki ilgili prosedürleri bulmalarına yardımcı olmak için kılavuzu kolayca gözden geçirmeleri için bile sekmeler yerleştirilebilir..

Sonunda kopyalar hazırlanır ve dağıtılır. Sürekli geri bildirim teşvik edilmeli ve gerektiğinde kılavuz güncellenmelidir. Politikaları ve prosedürleri kullanarak, her işlevsel konumun belirlenmiş bir alanında bir el kitabı bulunmalıdır..

Örnekler

-Belirli bir şekilde hamburger pişirmek için el kitabı.

-Yangın, deprem veya doğal afet durumunda nasıl davranılacağı hakkında el kitabı.

-Müşteri şikayetlerine veya agresif bir müşteriye cevap olarak nasıl davranılacağına dair el kitabı.

-Personel seçim sürecini gerçekleştirmek için el kitabı.

-Bir restoranda nasıl çalışılacağını bilmek el kitabı.

referanslar

1. Kimberlee Leonard (2017). Standart İşlem Prosedürleri Kılavuzuna Nasıl Yazırım? Küçük İşletmeler - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Politikalar ve Prosedürler El Kitabı Nedir? Bizmanualz. Bizden alınan: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Prosedür Kılavuzunun Tanımı. Bizden alınmıştır: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Prosedür Kılavuzunun Amacı Nedir? Bizmanualz. Bizden alınan: bizmanualz.com.
5. Şablon Laboratuvarı (2018). 37 En İyi Standart Çalışma Prosedürü (SOP) Şablonları. Alındığı kaynak: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-STEP ÇALIŞMA PROSEDÜRÜ KILAVUZU YAPMAK İÇİN KILAVUZ. Lern. Alındığı kaynak: blog.lern.org.